Können alte personalakten nach der digitalisierung vernichtet werden?
Gefragt von: Frau Prof. Saskia Ruf MBA. | Letzte Aktualisierung: 16. August 2021sternezahl: 4.8/5 (46 sternebewertungen)
Bei den meisten Papierdokumenten risikolos möglich: Vernichtung nach dem Scannen. In rechtlicher Hinsicht steht es jedem Unternehmen frei, selbst zu entscheiden, ob es die Personalakten vollständig digital oder teilweise auch in Papierform führt.
Wie lange muss eine Personalakte aufbewahrt werden?
Als Grundregel gilt: Ein Arbeitgeber muss Personalakten so lange aufbewahren, wie ein ausgeschiedener Mitarbeiter arbeitsrechtliche Ansprüche geltend machen könnte. Maßgeblich ist hier die in § 195 BGB festgelegte regelmäßige Verjährungsfrist von drei Jahren.
Was passiert mit der Personalakte nach Kündigung?
Arbeitnehmern steht auch nach Beendigung des Arbeitsverhältnisses ein aus dem allgemeinen Persönlichkeitsrecht fließendes, voraussetzungsloses Recht auf Einsicht in ihre Personalakte zu. 2. In Papierform geführte Personalakten unterfallen zwar dem Schutz, nicht aber dem Auskunftsrecht nach dem BDSG.
Welche Personalunterlagen müssen im Original aufbewahrt werden?
Alle Dokumente – egal welcher Art (Personaldaten, Arbeitszeugnisse, Abmahnungen etc.) – müssen sicher und fristgerecht aufbewahrt werden.
Was ist bei der Digitalisierung von Personalakten zu beachten?
An die digitale Personalakte sind nicht geringere Vollständigkeitsanforderungen zu stellen sind an die herkömmliche Papierakte. Es muss daher die gesamte Papierakte digitalisiert werden. Wenn Unternehmen nun planen die ursprüngliche Papierakte komplett zu entsorgen, besteht hier ein rechtliches Risiko.
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Was kommt alles in die Personalakte?
- Bewerbungsunterlagen.
- Arbeitsvertrag.
- Abmahnungen (können nach bestimmter Zeit gelöscht werden)
- Besondere Vereinbarungen.
- Schriftwechsel.
- Angaben zur Sozialversicherung.
- Krankenkasse.
- Steuerunterlagen.
Was muss eine digitale Personalakte können?
Durch das Scannen von Vertragsdokumenten und der Überführung in die digitale Personalakte bleibt zwar die geforderte Schriftform erhalten – der sogenannte Urkundsbeweis (§§ 415ff. ZPO) kann aber nur durch Vorlage des Originals in Papierform geführt werden.
Welche Unterlagen müssen im Original aufbewahrt werden?
Die Aufbewahrung im Original ist nur in Ausnahmefällen vorgeschrieben. Im Original aufbewahrt werden müssen nur Eröffnungsbilanzen, Jahresabschlüsse und Konzernabschlüsse, auch wenn sie auf Mikrofilm oder anderen Datenträgern (Elektronische Archivierung) aufgezeichnet sind (§ 257 Abs.
Was muss in der Personalakte aufbewahrt werden?
Arbeitgeber müssen Lohnunterlagen, die Beitragsabrechnungen und Beitragsnachweise sowie die Bescheinigungen für den Arbeitnehmer bis zum Ende des Kalenderjahres, das auf die letzte Betriebsprüfung folgte, aufbewahren.
Wie müssen Personalakten aufbewahrt werden?
Nur wenige Mitarbeiter und Mitarbeiterinnen der Personalabteilung dürfen Zugriff auf die Personalakten haben. Und natürlich stehen die Akten auch nicht offen im Büro herum, sondern sind idealerweise in einem abschließbaren, massiven Schrank aufbewahrt.
Was bekommt man vom Arbeitgeber nach Kündigung?
- Ausdruck der elektronischen Lohnsteuerbescheinigung (auf dem amtlichen Muster)
- Arbeitszeugnis, auf Verlangen ein qualifiziertes Zeugnis.
- Urlaubsbescheinigung über gewährten oder abgegoltenen Urlaub.
- Ausgefüllte Arbeitsbescheinigung nach § 312 SGB III.
Was bekommt man nach einer Kündigung?
Wer seinen Job verliert, weil er oder sie gekündigt wurde, kann Arbeitslosengeld erhalten. Damit dies möglichst nahtlos geschieht, sollten Sie alle Fristen einhalten. Spätestens drei Tage nach der Kündigung durch den Arbeitgeber sollten Sie sich bei der Agentur für Arbeit als „arbeitssuchend“ melden.
Welche Rechte haben Sie als Mitarbeiter bez ihrer Personalakte?
Der Mitarbeiter (Arbeitnehmer, Beamter) hat das Recht, die Personalakte einzusehen (§ 83 Abs. 1 BetrVG). Das Recht, in die Personalakten Einsicht zu nehmen, bezieht sich auf alle Unterlagen, die über die Person des Arbeitnehmers im Betrieb vorhanden sind und besteht jederzeit, insbesondere innerhalb der Arbeitszeit.
Was muss 30 Jahre aufbewahrt werden?
Für Unterlagen, die gerichtliche und anwaltliche Verfahren betreffen, gilt die Aufbewahrungsfrist 30 Jahre lang, beispielsweise für: Mahnbescheide. Prozessakten. Urteile.
Wie lange müssen Arbeitsverträge aufbewahrt werden?
Aufbewahrungsfrist für Arbeitsvertrag: Bis zum Jobwechsel oder Rente empfohlen. In der Regel müssen Sie den aktuellen Arbeitsvertrag nur bis zum Jobwechsel aufbewahren. Das gilt auch für sämtliche Vertragsänderungen, individuelle Abreden, Schreiben des Arbeitgebers, Betriebsvereinbarungen und Tarifverträge.
Wie lange darf ein Arbeitgeber Meine Daten speichern?
So müssen steuerrechtliche relevante Daten mindestens 6 Jahre gespeichert bleiben. Für Dokumente, die zur Gewinnermittlung von Betrieben relevant sind, ist eine Frist von 10 Jahren vorgeschrieben. Und bei Daten zu betrieblichen Altersversorgungszusagen können es im Extremfall sogar bis zu 30 Jahre sein.
Welche Dokumente sind Aufbewahrungspflichtig?
- Bücher und Aufzeichnungen,
- Inventare,
- Jahresabschlüsse, bestehend aus Bilanz und Gewinn- und Verlustrechnung,
- Lageberichte,
- Eröffnungsbilanz,
Welche Unterlagen muss man aufbewahren?
Einige Dokumente gilt es ein Leben lang aufzubewahren. Darunter zählen ärztliche Gutachten, Ausbildungsurkunden, Abschlusszeugnisse, Geburtsurkunde, Taufschein, Heiratsurkunde, Sterbeurkunden von Familienangehörigen und Unterlagen zur Rentenberechnung.
Warum müssen Belege aufbewahrt werden?
Hinter der Aufbewahrungspflicht liegt der Gedanke der Nachprüfbarkeit. Unternehmen müssen Rechenschaft über ihre finanziellen Transaktionen, ihre Situation und ihre Geschäfte bei externen Stellen ablegen. Damit ein Unternehmen kontrollierbar bleibt, müssen wichtige Geschäftsunterlagen aufbewahrt werden.