Können rechnungen digital aufbewahrt werden?
Gefragt von: Ahmed Reuter | Letzte Aktualisierung: 12. Juli 2021sternezahl: 4.8/5 (16 sternebewertungen)
Grundsätzlich gelten für elektronische Rechnungen dieselben Aufbewahrungspflichten wie für Papierrechnungen. Auch elektronische Rechnungen müssen 10 Jahre lang aufbewahrt werden. Ihre Belege sind für die Dauer der Aufbewahrungsfrist zu archivieren.
Wie lange müssen Rechnungen digital aufbewahrt werden?
Beachten Sie die gesetzlichen Aufbewahrungsfristen
Für elektronische Rechnungen gilt die gleiche gesetzliche Aufbewahrungsfrist wie für Papierrechnungen. So müssen alle Dokumente mindestens zehn Jahre lang im Archiv liegen und jederzeit zugänglich sein.
Was muss im Original aufbewahrt werden?
Im Original aufbewahrt werden müssen nur Eröffnungsbilanzen, Jahresabschlüsse und Konzernabschlüsse, auch wenn sie auf Mikrofilm oder anderen Datenträgern (Elektronische Archivierung) aufgezeichnet sind (§ 257 Abs. 3 Satz 1 HGB, § 147 Abs. 2 Satz 1 AO). Für alle übrigen Unterlagen ist die Aufbewahrung erleichtert.
Wie Archiviere ich elektronische Rechnungen?
Wie bereits erläutert, müssen elektronische Rechnungen zwingend in dem Format archiviert werden, in dem der Eingang erfolgte. Folglich genügt es nicht, die Unterlagen auszudrucken und in Papierform aufzubewahren. Was digital in das Unternehmen gelangt, benötigt auch eine digitale Archivierung.
Welche Belege sind im Original aufbewahren?
4, 257 Abs. 3 HGB, § 147 Abs. 2 AO); lediglich Bilanzen und Abschlüsse müssen im Original aufbewahrt werden. Auch aus umsatzsteuerlichen Gesichtspunkten ergibt sich nichts anderes.
Rechnungen - Online oder auf Papier? | Manuela Hartmann
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Welche Dokumente müssen im Original aufbewahrt werden privat?
Ausweise, Pässe, Heirats- und Scheidungsurkunden, Altersvorsorge, Sozialversicherungsausweis, Testament und Erbschein. All das gehört zu den Dokumenten, die sie ein Leben lang oder noch länger aufbewahren sollten.
Welche Unterlagen müssen zwingend als Original aufbewahrt werden?
Jahresabschlüsse, Eröffnungsbilanzen und bestimmte Unterlagen im Zollverfahren sind zwingend im Original aufzubewahren. Alle anderen Geschäftsunterlagen, wie Rechnungen, Handelsbriefe oder Geschäftsbriefe, lassen sich grundsätzlich auch in elektronischer Form aufbewahren.
Wie speichere ich Rechnungen?
Grundsätzlich gilt, Rechnungen müssen im Original aufbewahrt werden. Eine E-Rechnung ist ein elektronisches Dokument, muss also auch elektronisch aufbewahrt werden. Die Archivierung eines Ausdrucks ist nicht zulässig.
Wie müssen Ausgangsrechnungen aufbewahrt werden?
Rechnungen, egal ob Eingangsrechnungen oder Ausgangsrechnungen, müssen 10 Jahre aufbewahrt werden. Auch hier wieder darauf achten, dass man sie so archiviert, dass sie auch in 10 Jahren noch lesbar sind…
Sind elektronische Rechnungen erlaubt?
Seit 1.7.2011 ist für die Versendung elektronischer Rechnungen eine elektronische Signatur - gleich welcher Art auch immer - nicht mehr zwingend erforderlich. Solche aufwendigen Verfahren dürfen aber natürlich weiterhin verwendet werden.
Welche Unterlagen müssen wie lange aufbewahrt werden?
Für die Frage, wie lange Unterlagen aufzubewahren sind, dient folgende Orientierung: Dienten die Unterlagen als Buchungsgrundlage, gilt die 10-jährige Aufbewahrungsfrist, ansonsten die von 6 Jahren. Im Zweifel sollten die Unterlagen 10 Jahre aufbewahrt werden. So liegt man immer auf der richtigen Seite.
Welche Dokumente sind Aufbewahrungspflichtig?
- Bücher und Aufzeichnungen,
- Inventare,
- Jahresabschlüsse, bestehend aus Bilanz und Gewinn- und Verlustrechnung,
- Lageberichte,
- Eröffnungsbilanz,
Warum müssen Schriftstücke aufbewahrt werden?
Hinter der Aufbewahrungspflicht liegt der Gedanke der Nachprüfbarkeit. Unternehmen müssen Rechenschaft über ihre finanziellen Transaktionen, ihre Situation und ihre Geschäfte bei externen Stellen ablegen. Damit ein Unternehmen kontrollierbar bleibt, müssen wichtige Geschäftsunterlagen aufbewahrt werden.
Wie lange müssen Rechnungen gespeichert werden?
Die Aufbewahrungsfristen für Rechnungen sind darüber hinaus in § 14b des Umsatzsteuergesetzes (UStG) geregelt. Demnach sind Unternehmer verpflichtet, alle Eingangs- und Ausgangsrechnungen für einen Zeitraum von zehn Jahren aufzubewahren.
Wann kann ich eine Rechnung vernichten?
Aufbewahrungsfristen 2021: Welche Rechnungen, Quittungen und Belege müssen Sie für das Finanzamt aufheben, welche dürfen Sie entsorgen? Sie dürfen alle Dokumente und Dateien vernichten, die unter die 10-Jahres-Frist fallen und bis zum 31. Dezember 2010 erstellt wurden.
Sind PDF Rechnungen steuerlich anerkannt?
Ab dem 1.1.2013 sind Papier- und elektronische Rechnungen gleich zu behandeln. Im Ergebnis können auch elektronische Rechnungen, die z.B. per E-Mail, als PDF- oder Textdatei (als E-Mail-Anhang oder Web-Download) übermittelt werden, zum Vorsteuerabzug berechtigen, ohne dass es einer Signatur bedarf.
Was muss in Papierform archiviert werden?
- Jahresabschlüsse (auch Eröffnungsbilanzen oder Zwischenabschlüsse)
- Lageberichte.
- Inventare.
- Aufzeichnungen/Bücher (z.B. Kasse, Anlagevermögen)
- Buchungsbelege.
- Rechnungen (ggf. auch Lieferscheine)
- Kontoauszüge.
- Fahrtenbücher.
Was bedeutet GoBD-konform?
Ein Unternehmer handelt GoBD-konform, wenn er über den gesamten Zeitraum der Aufbewahrungsfristen hinweg, die in den GoBD verankerten Ordnungsvorschriften sicherstellen kann. Die geforderte Ordnungsmäßigkeit gilt für alle steuerrelevanten Dokumente – ob in Papierform oder elektronisch.
Ist die Rechnungsstellung in Word oder Excel GoBD-konform?
Um es kurz zu machen: Die Rechnungsstellung mit Word und Excel ist im Normalfall nicht GoBD-konform. Eine GoBD-konforme Arbeitsweise umfasst den Einsatz von Software gemäß GoBD, eine revisionssichere Archivierung und eine vollständige Verfahrensdokumentation.