Nach welchen ordnungssystemen können schriftstücke abgelegt werden?
Gefragt von: Simone Nowak B.Sc. | Letzte Aktualisierung: 27. Juni 2021sternezahl: 4.7/5 (19 sternebewertungen)
Welche Ordnungssysteme werden in der Registratur unterschieden?
Welche Varianten von Ordnungssystemen im Büro gibt es? Möglich sind z.B. nummerische, chronologische, alphanumerische, oder geographische Ordnung sowie die Ordnung nach Stichwörtern, Piktogrammen, Symbolen und Farben.
Wo kann Schriftgut abgelegt werden?
Der Leitz-Ordner revolutionierte vor über 100 Jahren die Archivierung von Schriftgut aller Art. Damit zog als Herzstück die „stehende“ Ablage in Büros und Archive ein. Seither hat sich viel getan, doch bis heute ist der Ordner aus den Büros nicht wegzudenken.
Welche drei Arten von Schriftstücken befinden sich im Allgemeinen in Akten?
Grundsätzlich sind drei Arten von Ablagen möglich: Reine Papierablagen, hybride Ablagen und rein elektronische Ablagen, die grundsätzlich durch eine buchmäßige oder eine geschäftsmäßige Ablage unterschieden werden.
Welche wertstufen der Ablage gibt es?
Schriftstücke können in die Wertstufen Tageswert, Prüfwert, Gesetzeswert und Dauerwert eingeteilt werden.
Schriftgutverwaltung, Aufbewahrungsfristen
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Welche Standorte gibt es für eine Registratur?
Wo befindet sich die Registratur? In der Praxis wird zwischen den vier Standorten Arbeitsplatz, Abteilung, Zentralablage und Altarchiv unterschieden. Die Wahl des Standortes wird von der Zugriffshäufigkeit und der Anzahl der berechtigten Personen bestimmt.
Welche Aufbewahrungsfristen gibt es?
Es gibt beim Archivieren zwei unterschiedliche Längen an Aufbewahrungsfristen: 6 Jahre und 10 Jahre. Dokumente wie Abtretungserklärungen, Handelsbriefe, Lieferscheine, Mahnungen & Mahnbescheide oder Betriebsprüfungsberichte unterliegen Aufbewahrungsfristen von 6 Jahren.
Welche Arten von Kosten verursacht eine Registratur?
Nach einer Studie des Rationalisierungskuratoriums der Deutschen Wirtschaft kostet die Ablage eines DIN A4- Dokumentes 21 € . Ein „laufender Meter“ Akten verursacht demnach Kosten von ca. 2.500 € , wobei der Aufwand für die Suche im Archiv sowie die Ablagemittel noch nicht berücksichtigt sind.
Was gibt es für Ablagesysteme?
- Ablagesysteme: Regale und Schränke.
- Ablagesysteme: Hängemappen.
- Ablagesysteme: Dokumente und Dokumentenablagen.
- Ablagesysteme: Post und Briefe.
- Ablagesysteme: digital oder Papier.
Welche Arten von Akten gibt es?
Akten lassen sich nach ihrer Funktion und ihrem Inhalt in verschiedene Arten aufteilen. Nach ihrer Funktion unterscheidet man insbesondere Hauptakten, Nebenakten, Parallelakten, Handakten oder Sonderakten.
Wie wird Schriftgut aufbewahrt?
Juni 2001 § 18 RegR: Aufbewahren (1) Abschließend bearbeitetes Schriftgut ist bis zur Aussonderung (§§ 20 bis 22) vollständig im Aktenbestand aufzubewahren, vor einem unbefugten Zugriff zu sichern und vor Beschädigung und Verfall zu schützen.
Wo sind die Aufbewahrungsfristen geregelt?
Die handelsrechtlichen Aufbewahrungsfristen sind in § 257 Abs. 4 HGB geregelt. So sind u.a. Jahresabschlüsse und Belege für die Buchführung zehn Jahre aufzubewahren, während empfangene Handelsbriefe und Wiedergaben abgesandter Handelsbriefe sechs Jahre aufzubewahren sind.
Welche Unterlagen oder Daten unterliegen den gesetzlichen Aufbewahrungsfristen?
1 Nr. 1 und 4 HGB sind Handelsbücher, Inventare, Eröffnungsbilanzen, Jahresabschlüsse, Einzelabschlüsse nach § 325 Abs. 2a HGB, Lageberichte, Konzernabschlüsse, Konzernlageberichte sowie die zu ihrem Verständnis erforderlichen Arbeitsanweisungen und sonstigen Organisationsunterlagen zehn Jahre aufzubewahren.
Welche Schriftgutbehälter gibt es?
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Drei Arten der Papierablage
- liegende Ablage – die Dokumente werden liegend, z. B. übereinander (gestapelt) abgelegt (in Mappen, Sammlern etc.)
- hängende Ablage – die Dokumente hängen, z. B. ...
- stehende Ablage – die Dokumente „stehen“ im entsprechenden Schriftgutbehälter, z. B.
Was versteht man unter einer Registratur?
Das Wort Registratur bezeichnet: Registratur (Akten), eine Aktenablage einer Behörde oder einer Firma. Registratur (Orgel), eine Vorrichtung zum An- und Abschalten von Registern in der Orgel.
Was macht man in der Registratur?
Sie ist nicht nur für die Führung des Aktenverzeichnisses sowie deren Vergabe von Aktentitel und Aktenzeichen verantwortlich, sondern auch für die Inhaltsverzeichnisse der einzelnen Akten. ... Auch die Bereitstellung, Abgabe von Akten sowie Überwachung der Aufbewahrungsfristen gehören zu den Aufgaben einer Registratur.
Wie wird die Registratur häufig noch genannt?
Die Organisation der Ablage (auch Registratur oder lebende Registratur genannt) ist kein sonderlich beliebtes Thema.
Was sind Vorteile einer funktionierenden Registratur?
Schneller Zugriff und gute Übersicht bei Farbcodierung. Optimale Raumausnutzung. Terminierung und Signalisierung möglich. Relativ hoher Aufwand bei Selbstbeschriftung.
Was muss 30 Jahre aufbewahrt werden?
Für Unterlagen, die gerichtliche und anwaltliche Verfahren betreffen, gilt die Aufbewahrungsfrist 30 Jahre lang, beispielsweise für: Mahnbescheide. Prozessakten. Urteile.