Warum werden personalakten geführt?
Gefragt von: Albert Ahrens | Letzte Aktualisierung: 22. Januar 2021sternezahl: 4.6/5 (40 sternebewertungen)
Personalakten sind eine Sammlung von Urkunden und Vorgängen, die die persönlichen und dienstlichen Verhältnisse eines Mitarbeiters betreffen und in einem inneren Zusammenhang mit dem Dienstverhältnis stehen; sie sollen ein möglichst vollständiges, wahrheitsgemäßes und sorgfältiges Bild über diese Verhältnisse geben.
Warum sollte man Personalakten führen?
Zunächst einmal sei gesagt, dass keine Pflicht zur Führung einer Personalakte besteht. In aller Regel werden Unternehmen jedoch eine Akte über ihre Mitarbeiter anlegen, da es im beidseitigem Interesse liegt. Im Rahmen seiner Fürsorgepflicht hat der Arbeitgeber Personalakten sorgfältig aufzubewahren.
Was kommt alles in die Personalakte?
- Bewerbungsunterlagen.
- Arbeitsvertrag.
- Abmahnungen (können nach bestimmter Zeit gelöscht werden)
- Besondere Vereinbarungen.
- Schriftwechsel.
- Angaben zur Sozialversicherung.
- Krankenkasse.
- Steuerunterlagen.
Was darf nicht in die digitale Personalakte?
Was nicht in die Personalakte gehört
Gleiches gilt für Angaben über die Religionszugehörigkeit, die politische Ausrichtung des Arbeitnehmers oder Ähnliches. Unrichtige Angaben, unbegründete Abmahnungen und Co. sind ebenfalls tabu.
Wann müssen Personalakten gelöscht werden?
Aufbewahrungspflicht bei Personalakten
Die Personalakte sollte drei Jahre über die Beendigung des Beschäftigungsverhältnisses hinaus aufbewahrt werden. Dieser Zeitraum deckt die im BGB geregelte Verjährungsfrist ab, in der Ansprüche aus dem Arbeitsverhältnis noch geltend gemacht werden können.
Stammdaten in der Personalakte | Wissen für die Ausbildung | Prozubi.de
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Wie lange muss man Personalakten aufbewahren?
Als Grundregel gilt: Ein Arbeitgeber muss Personalakten so lange aufbewahren, wie ein ausgeschiedener Mitarbeiter arbeitsrechtliche Ansprüche geltend machen könnte. Maßgeblich ist hier die in § 195 BGB festgelegte regelmäßige Verjährungsfrist von drei Jahren.
Was wird in der Personalakte aufbewahrt?
Zur Personalakte gehören auch alle anderen Aufzeichnungen und Unterlagen, die das Arbeitsverhältnis betreffen oder mit ihm in Zusammenhang stehen. Hierzu gehören auch von den Personalakten getrennt aufbewahrte Sonder- und Nebenakten, beispielsweise Unterlagen des Werkschutzes.
Was bedeutet eine Aktennotiz in der Personalakte?
In einer Aktennotiz wird ein bestimmter Vorfall festgehalten ohne daß dem Arbeitnehmer Sanktionen (z. B. die Kündigung) angedroht werden. ... Eine zeitliche Beschränkung, wie lange die Aktennotiz in der Personalakte verbleiben darf, gibt es grundsätzlich nicht.
Was darf in die Personalakte Öffentlicher Dienst?
- Bewerbungsunterlagen.
- Arbeitszeugnisse.
- Arbeitsvertrag.
- Sozialversicherungsausweis.
- Anmeldung und Nachweise zur Krankenkasse.
- Gehalts– oder Lohnbescheinigungen.
- Lohnsteuerunterlagen.
- Abmahnungen.
Was gehört in eine Akte?
Üblicherweise gibt es pro Arbeitnehmer eine Akte, in die alle Unterlagen gehören, die in unmittelbarem Zusammenhang mit dem Arbeitsverhältnis stehen: Das sind, neben den Bewerbungsunterlagen einschließlich der Zeugnisse, auch der Arbeitsvertrag und der Personalbogen.
Wer darf in die Personalakte schauen?
Was das Gesetz sagt. Bei Personalakten ist das Einsichtsrecht in § 83 Abs. 1 Betriebsverfassungsgesetz (BetrVG) geregelt. Demnach hat der Mitarbeiter eines Unternehmens das Recht, ohne Angabe von Gründen jederzeit seine Personalakte einzusehen.
Wird Personalakte weitergegeben?
Die Personalakte darf ohne Zustimmung des Arbeitnehmers nicht an betriebsfremde Personen weitergegeben werden. Der Arbeitgeber ist also verpflichtet, die enthaltenen Informationen vertraulich zu behandeln.
Was gehört in die Personalakte Haufe?
- Personalstammbogen. ...
- Bewerbungsunterlagen, Personalfragebogen (§ 94 BetrVG)
- Arbeitsvertrag und Vertragsänderungen (Beförderungen, Versetzungen, Entsendungen)
- Lohnsteuerkarte und Sozialversicherungsnachweisheft /-unterlagen.
Was ist ein Aktennotiz?
Die Aktennotiz ist eine besondere Art des Kurzprotokolls. Hier werden Sachverhalte oder Ereignisse, die für den Vorgang sehr wichtig sein können, kurz dokumentiert. Die Aktennotiz kann als (weitere) Ergänzung für den Inhalt der Vorgangsmappe gedacht sein.
Was ist eine Ermahnung vom Arbeitgeber?
Die Ermahnung ist eine arbeitsrechtliche Disziplinarmaßname des Arbeitgebers. Mit ihr will er einem Mitarbeiter verdeutlichen, dass dieser gegen Pflichten aus dem Arbeitsvertrag verstoßen hat.
Was bedeutet eine Ermahnung?
Mit der Abmahnung haben Arbeitgeber ein Mittel, um auf ein gröberes Fehlverhalten von Arbeitnehmern zu reagieren – oder aber darauf, dass sie nach einer Ermahnung nichts an sich ändern. ... Eine Aufforderung des Arbeitgebers an den Mitarbeiter, dieses Verhalten künftig zu unterlassen.
Wie lange muss man Personalakten aufbewahren Österreich?
In Österreich sind die Aufbewahrungsfristen für Geschäftsunterlagen streng geregelt: Sie gelten auch für Personaldaten und die Lohnverrechnung. Unterlagen der Personalverrechnung sind sieben Jahre lang aufzuheben, einige Stammdaten sogar 30 Jahre lang.
Wie lange muss Arbeitgeber Gehaltsabrechnungen aufbewahren?
Aufbewahrungsfrist für Unternehmen
Jedoch betreffen Lohnabrechnungen insbesondere die Lohnsteuer. Der Gesetzgeber sieht für diese Dokumente eine Aufbewahrungsfrist von sechs Jahren vor. Alle Gehaltsabrechnungen der Arbeitnehmer müssen laut geltendem Recht daher sechs Jahre lang aufbewahrt werden.
Wie lange speichern Arbeitgeber Daten?
So müssen steuerrechtliche relevante Daten mindestens 6 Jahre gespeichert bleiben. Für Dokumente, die zur Gewinnermittlung von Betrieben relevant sind, ist eine Frist von 10 Jahren vorgeschrieben. Und bei Daten zu betrieblichen Altersversorgungszusagen können es im Extremfall sogar bis zu 30 Jahre sein.