Was bedeutet aktenführung?
Gefragt von: Herr Prof. Klaus-Jürgen Nickel B.A. | Letzte Aktualisierung: 5. Juni 2021sternezahl: 4.1/5 (10 sternebewertungen)
Unter Schriftgutverwaltung (auch Aktenführung, -haltung) versteht man die systematische Aufzeichnung insbesondere von Geschäftsvorgängen und -ergebnissen.
Was gehört in eine Akte?
In die Akte gehört grundsätzlich das gesamte „Schriftgut“. Das sind – mit den Worten des § 55 Abs. 3 GGO I – „alle Unterlagen, die zur Erfüllung von Aufgaben“ des jeweiligen Verwaltungsträgers „erstellt oder empfangen wurden, unabhängig von der Art des Informationsträgers und der Form der Aufzeichnung.
Was ist eine Hybridakte?
Hybridakte Als Hybridakte wird eine vollständige E-Akte be- zeichnet, bei der aus rechtlichen oder praktischen Gründen bestimmte papierne Originale parallel in einer sog. Papierrestakte geführt werden müssen.
Was versteht man unter Schriftgut?
Unter Schriftgut versteht man im Dokumentations- und Archivwesen die Gesamtheit der Erzeugnisse, die in den Registraturen verwahrt werden und potentiell zum Archivgut werden können.
Was versteht man unter einem Aktenplan?
Aktenpläne dienen der Strukturierung des Aktenbestandes eines Unternehmens (oder einer Organisation). Die Struktur ist hierarchisch – in Oberkategorien und Unterkategorien – angelegt.
Elektronische Aktenführung – Experteninterview – EUROAKAD
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Wann ist der Einsatz eines Aktenplans sinnvoll?
Unter einem „Aktenplan“ versteht man die systematische Ordnung des gesamten Schriftgutes einer Behörde, eines Unternehmens oder einer sonstigen Organisation – also der Akten. ... Der Aktenplan wird aber auch immer dann wichtig, wenn Dokumente nach dem Ausscheiden eines Mitarbeiters noch gefunden und genutzt werden müssen.
Warum Aktenplan?
Ein Aktenplan sorgt für Übersichtlichkeit und Transparenz im digitalen Aktenschrank. ... Der Aktenplan repräsentiert ein Instrumentarium zur systematischen Einteilung des gesamten Schriftgutes (Akten, Dokumente, Belege etc.) einer Behörde, eines Unternehmens oder einer Organisation.
Welche Bedeutung hat die Schriftgutverwaltung?
Unter Schriftgutverwaltung (auch Aktenführung, -haltung) versteht man die systematische Aufzeichnung insbesondere von Geschäftsvorgängen und -ergebnissen.
Was ist Wertstufe?
Die Wertstufen von Schriftstücken können eine Aussage darüber treffen, ob oder wie lange Schriftgut aufbewahrt werden muss. ... Schriftstücke können in die Wertstufen Tageswert, Prüfwert, Gesetzeswert und Dauerwert eingeteilt werden.
Was ist Aktenverwaltung?
In der Aktenverwaltung werden Akten angelegt und geändert. Gemeint ist an dieser Stelle nur die Akte "an sich", nicht also schon die Adressen. ... Wenn das Aktenzeichen bereits vorhanden ist, wird die Akte zur Bearbeitung geöffnet. Ist das Aktenzeichen noch nicht vorhanden, wird das Formular für eine Neueingabe geleert.
Was ist die Zweigesichtigkeit der Akte?
In der Regel rede ich von der Zweigesichtigkeit der Akte. In den Verwaltungen ist das Wissen, was sich in Akten birgt, das zentrale Element und jeder, der vom Wissensmanagement in der Verwaltung spricht, sollte die Akten nicht aus dem Fokus nehmen.
Was bedeutet zu den Akten?
Der Ausdruck ad acta (‚zu den Akten') ist eine lateinische Phrase aus der Amtssprache. ... für „zu den Akten“ verwendet. In der heutigen Verwendung bedeutet etwas ad acta legen, dass eine (gelegentlich lästige) Angelegenheit als erledigt betrachtet wird.
Wie muss ein Vermerk aussehen?
Ein Vermerk muss als solcher erkennbar sein, daher trägt er oft die Überschrift „Vmk“. Er trägt in der Regel ein Datum (entweder einleitend oder am Ende), bei langen Vermerken das Datum der Fertigstellung.
Warum Aktenführung?
Ziel der elektronischen Aktenführung ist es, die Kommunikations- und Bearbeitungsprozesse in der öffentlichen Verwaltung zu vereinfachen, indem die dafür benötigten Informationen elektronisch und medienbruchfrei bereitgestellt werden. Akten sind nach den Grundsätzen ordnungsgemäßer Aktenführung zu führen.
Was ist eine Abteilungsablage?
Bei der Abteilungsablage sind die Akten Ablage 33 Page 5 fUr jeden Mitarbeiter direkt zuganglich. Das setzt eine groBe personliche Disziplin von allen voraus. Denn nach der Bearbei- tung muB das Schriftstuck sofort in die Ablage zuruck. Sinnvoll ist ein gemeinsam erarbeiteter - Aktenplan.
Was ist ein Einheitsaktenplan?
Ein Aktenplan ist die Regelung der systematischen Ordnung des gesamten Schriftgutes (der Akten) einer Verwaltung, eines Unternehmens oder einer sonstigen Organisation. ... Gilt der Aktenplan für die gesamte Behörde, spricht man vom Gesamtaktenplan. Der Einheitsaktenplan wird in mehreren Behörden angewandt.
Warum müssen Schriftstücke aufbewahrt werden?
Hinter der Aufbewahrungspflicht liegt der Gedanke der Nachprüfbarkeit. Unternehmen müssen Rechenschaft über ihre finanziellen Transaktionen, ihre Situation und ihre Geschäfte bei externen Stellen ablegen. Damit ein Unternehmen kontrollierbar bleibt, müssen wichtige Geschäftsunterlagen aufbewahrt werden.
Warum E Akte?
E-Akten sind durchsuchbar. Dadurch stehen die passenden Dokumente schneller zur Verfügung und auch Dokumente aus anderen passenden Vorgängen können schneller verknüpft werden. Das beschleunigt Verwaltungsprozesse.
Was macht man in der Registratur?
Ablage von Schriftstücken in der entsprechenden Akte, bedarfsweise Entnahme zur Bearbeitung. gegebenenfalls Führung des Inhaltsverzeichnisses der Akte. in Einzelfällen Registrierung von Schriftstücken. Führung von Termin- und Wiedervorlagelisten und rechtzeitige Bereitstellung der Akten.