Was ist bei einer personalakte zu beachten?
Gefragt von: Annette Berg | Letzte Aktualisierung: 28. April 2021sternezahl: 4.3/5 (57 sternebewertungen)
Die Dokumente müssen sicher und fristgerecht aufbewahrt werden. Der Zugriff auf die Daten muss kontrolliert werden, indem Zugriffsrechte festgelegt werden. Die Daten dürfen nicht an Dritte weitergegeben werden. Jeder Arbeitnehmer hat das Recht, seine eigene Personalakte einzusehen.
Was darf in die Personalakte und was nicht?
Ohne ausdrückliche Einwilligung des Arbeitnehmers sollten sich weder Listen über seine Krankheitstage und Abwesenheit befinden noch psychologische Gutachten. Weitere Informationen, die nicht in die Personalakte gehören: Facebook oder weitere Social-Media Profile. Ärztliche Unterlagen.
Welche Unterlagen müssen in der Personalakte sein?
- Bewerbungsunterlagen.
- Personalfragebogen und Ergebnis von Eignungstests.
- Arbeitsvertrag mit möglichen späteren Änderungen.
- Unterlagen über berufliche Qualifizierung.
- Weiterbildungsmaßnahmen und Zertifikate dazu.
- Krankheitsbescheinigungen.
- Urlaubsanträge.
Warum wird eine Personalakte angelegt?
Wenn Sie Personalakten führen, dokumentieren Sie das Arbeitsverhältnis. In Personalakten werden alle Unterlagen und Schriftstücke gesammelt, die sich mit der Person eines bestimmten Mitarbeiters und der Entwicklung seines Arbeitsverhältnisses befassen.
Welche Aufgaben erfüllt die Personalakte?
Personalakten sind eine Sammlung von Urkunden und Vorgängen, die die persönlichen und dienstlichen Verhältnisse eines Mitarbeiters betreffen und in einem inneren Zusammenhang mit dem Dienstverhältnis stehen; sie sollen ein möglichst vollständiges, wahrheitsgemäßes und sorgfältiges Bild über diese Verhältnisse geben.
Stammdaten in der Personalakte | Wissen für die Ausbildung | Prozubi.de
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Was versteht man unter einer Personalakte?
Personalakte ist die Gesamtheit aller Unterlagen, die die persönlichen und dienstlichen Verhältnisse eines Arbeitnehmers betreffen und die in einem inneren Zusammenhang mit dem Arbeitsverhältnis stehen (materieller Personalaktenbegriff).
Was muss aus der Personalakte entfernt werden?
Sie können nicht generell verlangen, dass Dokumente aus Ihrer Personalakte vom Arbeitgeber entfernt werden. Ein Anspruch auf Entfernung besteht nur dann, wenn Dokumente falsch sind, keinen beruflichen Bezug haben, in Ihr Persönlichkeitsrecht eingreifen oder länger zurückliegen.
Wann wird eine Personalakte angelegt?
Angelegt wird die Personalakte vom Chef. Die Unterlagen betreffen die persönlichen und dienstlichen Verhältnisse des Arbeitnehmers und müssen in Zusammenhang zum Dienstverhältnis stehen. ... Genaugenommen muss ein Arbeitgeber noch nicht einmal eine Personalakte anlegen – auch wenn er es für gewöhnlich tun wird.
Wo wird die Personalakte geführt?
Über jede*n Bedienstete*n wird bei der Bezirksregierung eine Personalakte geführt. In der Personalakte sind alle Vorgänge über die dienstlichen und persönlichen Verhältnisse der Beamten*innen enthalten.
Wie lange müssen Personalakten von ausgeschiedenen Mitarbeitern aufbewahrt werden?
Als Grundregel gilt: Ein Arbeitgeber muss Personalakten so lange aufbewahren, wie ein ausgeschiedener Mitarbeiter arbeitsrechtliche Ansprüche geltend machen könnte. Maßgeblich ist hier die in § 195 BGB festgelegte regelmäßige Verjährungsfrist von drei Jahren.
Was gehört in eine Akte?
In die Akte gehört grundsätzlich das gesamte „Schriftgut“. Das sind – mit den Worten des § 55 Abs. 3 GGO I – „alle Unterlagen, die zur Erfüllung von Aufgaben“ des jeweiligen Verwaltungsträgers „erstellt oder empfangen wurden, unabhängig von der Art des Informationsträgers und der Form der Aufzeichnung.
Wie sollte eine Personalakte aufgebaut sein?
In der Personalakte erfasst der Arbeitgeber alle Daten, die im Zusammenhang mit dem jeweiligen Arbeitsverhältnis stehen, z. B. Personaldaten, Arbeitsvertrag, Vertragsänderungen, sozialversicherungs- und steuerrechtliche Unterlagen, Entwicklung des Gehalts, Arbeitszeugnisse, aber auch Abmahnungen und die Kündigung.
Was gehört in die Personalakte Haufe?
- Personalstammbogen. ...
- Bewerbungsunterlagen, Personalfragebogen (§ 94 BetrVG)
- Arbeitsvertrag und Vertragsänderungen (Beförderungen, Versetzungen, Entsendungen)
- Lohnsteuerkarte und Sozialversicherungsnachweisheft /-unterlagen.
Was darf in die Personalakte Öffentlicher Dienst?
- Bewerbungsunterlagen.
- Arbeitszeugnisse.
- Arbeitsvertrag.
- Sozialversicherungsausweis.
- Anmeldung und Nachweise zur Krankenkasse.
- Gehalts– oder Lohnbescheinigungen.
- Lohnsteuerunterlagen.
- Abmahnungen.
Was gehört nicht in die Personalakte Beamte?
6Nicht Bestandteil der Personalakte sind Unterlagen, die besonderen, von der Person und dem Dienstverhältnis sachlich zu trennenden Zwecken dienen, insbesondere Prüfungs-, Sicherheits- und Kindergeldakten.
Wird Personalakte weitergegeben?
Die Personalakte enthält alle Daten und Unterlagen, die für das Arbeitsverhältnis von Bedeutung sind. Die Personalakte darf ohne Zustimmung des Arbeitnehmers nicht an betriebsfremde Personen weitergegeben werden. ... Der Arbeitgeber ist also verpflichtet, die enthaltenen Informationen vertraulich zu behandeln.
Wann kann eine Abmahnung aus der Personalakte entfernt werden?
Zumindest bei leichten Pflichtverstößen wird eine Abmahnung im Normalfall nach zwei bis drei Jahren aus der Personalakte entfernt werden müssen, wenn dem Arbeitnehmer bis dahin nichts vorzuwerfen ist.
Wie lange darf eine Ermahnung in der Personalakte bleiben?
Wenn Sie einen Ihrer Mitarbeiter abgemahnt haben, hat dieser nach einer gewissen Zeit, in der er sich fehlerfrei verhalten hat (je nachdem, wie schwerwiegend sein Fehlverhalten war), Anspruch auf Entfernung der Abmahnung aus seiner Personalakte. In der Praxis wird eine Abmahnung meist nach 1 bis 3,5 Jahren entfernt.
Wie lange ist eine schriftliche Abmahnung gültig?
Gültigkeit einer Abmahnung im Arbeitsrecht
Zur Verjährung einer Abmahnung im Arbeitsrecht kommt es generell nicht. Im Arbeitsrecht verjährt eine erteilte Abmahnung im Grunde nie. Jedoch verliert sie im Laufe der zurückliegenden Zeit ihre Wichtigkeit.