Was ist revisionssicherheit?

Gefragt von: Herr Prof. Dr. Udo Schulze B.Eng.  |  Letzte Aktualisierung: 21. März 2021
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Der Begriff Revisionssicherheit bezieht sich auf die revisionssichere Archivierung für elektronische Archivsysteme. Der Begriff orientiert sich am Verständnis der Revision aus wirtschaftlicher Sicht und betrifft aufbewahrungspflichtige oder aufbewahrungswürdige Informationen und Dokumente.

Was muss revisionssicher archiviert werden?

Welche Dokumente müssen revisionssicher archiviert werden?
  • Bücher und Aufzeichnungen (Grundbuch/Journal, Haupt- und Nebenbücher)
  • Inventare.
  • Jahresabschlüsse (Bilanzen und GuV)
  • Lageberichte.
  • Eröffnungsbilanz und die zum Verständnis dieser Unterlagen erforderlichen Arbeitsanweisungen und sonstigen Organisationsunterlagen.

Was muss alles archiviert werden?

Eingehende und ausgehende Briefe, E-Mails und Telefaxe müssen Sie nur dann archivieren, wenn sie an Empfänger außerhalb des eigenen Unternehmens adressiert sind. Schriftstücke, die der Vorbereitung eines Geschäfts dienen, müssen Sie nur dann aufbewahren, wenn sie tatsächlich zu einem Geschäftsabschluss geführt haben.

Welche E-Mails müssen archiviert werden?

Aus den gesetzlichen Vorgaben ergibt sich, dass jeder Kaufmann, jede Handelsgesellschaft, jede eingetragene Genossenschaft und jede juristische Person E-Mails, die Handelsgeschäfte betreffen und für die Besteuerung relevant sind (§ 257 HGB/§140 AO), für einen Zeitraum von sechs bis zehn Jahren aufbewahren muss.

Was bedeutet GoBD konform?

Ein Unternehmer handelt GoBD-konform, wenn er über den gesamten Zeitraum der Aufbewahrungsfristen hinweg, die in den GoBD verankerten Ordnungsvorschriften sicherstellen kann. Die geforderte Ordnungsmäßigkeit gilt für alle steuerrelevanten Dokumente – ob in Papierform oder elektronisch.

Was ist EfficientNodes ? Revisionssichere Datensicherungs- und Archivlösung (Software)

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Wie müssen Rechnungen archiviert werden?

Elektronische Rechnungen und Belege müssen zwingend elektronisch archiviert werden. Es genügt nicht, die Unterlagen auszudrucken und in Papierform aufzubewahren. Die elektronische Archivierung muss auf einem Datenträger erfolgen, der eine Änderung nicht mehr zulässt.

Was versteht man unter archivieren?

Das Bundesamt für Sicherheit in der Informationstechnik (BSI) versteht unter Archivierung „die dauerhafte und unveränderbare Speicherung von elektronischen Dokumenten und anderen Daten“. ... In beiden Fällen stand dies für einen Ort, an dem bedeutende Dokumente und Urkunden aufbewahrt werden.

Was passiert wenn man eine E-Mail archiviert?

Ihre E-Mails werden dann unter dem Label "Alle Nachrichten" eingeordnet. Wenn Sie eine Nachricht archivieren und eine Antwort auf die archivierte Nachricht erhalten, wird sie wieder in den Posteingang verschoben. Wenn Sie eine Nachricht ignorieren, werden Ihnen alle Antworten darauf nicht mehr im Posteingang angezeigt.

Was bringt es E-Mails zu archivieren?

E-Mail-Archivierung (auch: Email-Archivierung) ist das systematische Schützen und Speichern (auch im Backup) der Daten in E-Mail-Nachrichten, um auch später schnell auf sie zugreifen zu können. Früher verließen sich Unternehmen oft auf die Endanwender, die ihre eigenen E-Mail-Archive betrieben.

Warum E-Mails archivieren?

Archivierung als Schutz vor E-Mail-Datenverlust

E-Mails, als unternehmenskritische Informationsträger, müssen vor Datenverlust und illegalem Ausspähen geschützt werden. E-Mails gehen durch defekte PST-Dateien (MS-Outlook), unvorsichtiges Löschen oder Systemwechsel verloren.

Welche Unterlagen müssen zwingend als Original aufbewahrt werden?

Jahresabschlüsse, Eröffnungsbilanzen und bestimmte Unterlagen im Zollverfahren sind zwingend im Original aufzubewahren. Alle anderen Geschäftsunterlagen, wie Rechnungen, Handelsbriefe oder Geschäftsbriefe, lassen sich grundsätzlich auch in elektronischer Form aufbewahren.

Welche Akten können 2020 vernichtet werden?

Folgende Unterlagen können im Jahr 2020 vernichtet werden
  • Aufzeichnungen aus 2009 und früher,
  • Inventare, die bis zum 31. ...
  • Bücher, in denen die letzte Eintragung im Jahr 2009 oder früher erfolgt ist,
  • Jahresabschlüsse, Lageberichte und Eröffnungsbilanzen, die 2009 oder früher aufgestellt worden sind,
  • Buchungsbelege aus dem Jahr 2009 oder früher,

Welche Grundsätze müssen bei einer papierlosen Archivierung beachtet werden?

Die elektronische Archivierung muss eine Unveränderbarkeit sicherstellen. Archivierte Objekte müssen mit einem Index versehen werden. Elektronisch archivierte Objekte müssen lesbar und auswertbar bleiben. Steuerrelevante Daten dürfen im elektronischen Archivsystem aufbewahrt werden.

Warum müssen Daten archiviert werden?

Archivdaten bestehen aus älteren Daten, die für das Unternehmen weiterhin wichtig sind oder aus Gründen der zukünftigen Referenz oder der Einhaltung gesetzlicher Vorschriften aufbewahrt werden müssen. Datenarchive sind indexiert und verfügen über Suchfunktionen, so dass Dateien gefunden und abgerufen werden können.

Wie archiviert man richtig?

So sorgen Sie für Ordnung beim Dokumente archivieren: Sortieren Sie alle nicht mehr benötigten Unterlagen in Kartons. Diktieren Sie dabei in Ihr Smartphone, welches Mappe oder welche Dokumente Sie gerade in welchen Karton legen. Beschriften Sie jeden Karton mit einer fortlaufenden Nummer und dem aktuellen Jahr.

Wie lange Mails archivieren?

Wie lange müssen Unternehmen E-Mails archivieren? Zu den Aufbewahrungsfristen finden Sie Antworten im HGB sowie in der AO. Konkret gibt § 257 HGB Abs. 4 vor, dass per E-Mail gesendete Handelsbriefe sechs Jahre aufbewahrt werden müssen.

Wie komme ich an meine archivierten Mails?

Gmail: Archivierte Nachrichten finden - so gehts
  1. Klicken Sie in der linken Menüleiste auf "Mehr".
  2. Klicken Sie danach auf "Alle E-Mails".
  3. Wenn Sie Ihre E-Mail unter ein Label archiviert haben, dann klicken Sie auf das Label.
  4. Nun finden Sie hier Ihre archivierten E-Mails.

Was passiert mit archivierten Mails Outlook?

Aus Ihrem Outlook-Postfach werden die E-Mails beim Verschieben ins Archiv gelöscht, sodass die Postfachgröße immer wieder regelmäßig verkleinert wird.

Wie komme ich zu den archivierten Mails?

Es gibt zwei einfache Wege, wie Sie trotz allem problemlos wieder an Ihre archivierten E-Mails kommen: Zum einen zeigt Ihnen Ihre Suche archivierte E-Mails an, zum anderen steht Ihnen in der App noch der Ordner „Alle E-Mails“ zur Verfügung. In diesem finden Sie auch die archivierten E-Mails wieder.