Wie können personalakten geführt werden?

• persönliche Daten: Name, Alter, Adresse, etc.
• Lebenslauf.
• Bewerbungsschreiben, Passfoto, Ergebnisse aus Eignungstests, Notizen aus dem Vorstellungsgespräch,…
• Zeugnisse.
• ärztliche Bescheinigungen.
• polizeiliches Führungszeugnis.

Wann wird eine Personalakte angelegt?

Die Personalakte handelt ist einen Ordner oder ein elektronisches Verzeichnis, in dem arbeitsrelevante Unterlagen des Arbeitnehmers gesammelt werden. Angelegt wird die Akte vom Chef beziehungsweise der Personalabteilung. ... Auch gibt es keine Pflicht für Arbeitgeber, überhaupt eine solche Akte über Mitarbeiter zu führen.

Was passiert mit Personalakte?

Aufbewahrungspflicht von Personalakten

Wie lange diese aufbewahrt werden sollte, ist hierbei abhängig von dem Inhalt der Akte. Generell gilt die Faustregel: Die Personalakten sollten noch für mindestens drei Jahre nach Beendigung des Beschäftigungsverhältnisses aufbewahrt werden.

Ist es gesetzlich verpflichtet eine Personalakte zu führen?

Zunächst einmal sei gesagt, dass keine Pflicht zur Führung einer Personalakte besteht. In aller Regel werden Unternehmen jedoch eine Akte über ihre Mitarbeiter anlegen, da es im beidseitigem Interesse liegt.

Welche Personalunterlagen müssen im Original aufbewahrt werden?

Manche Dokumente sollten Sie vorsichtshalber auch im Original behalten – zusätzlich zur digitalen Form. Dazu gehören vor allem offizielle Verträge und Urkunden mit Unterschriften, wie Arbeitsverträge und Kündigungsschreiben.

Was gehört in die Personalakte Haufe?

Zu den Personalakten gehören ferner: alle Bewerbungsunterlagen, Ergebnisse von Eignungstests, schriftliche Auskünfte Dritter und ärztliche Gutachten – allerdings nicht die dem Arbeitgeber nicht zugänglichen Unterlagen des Betriebsarztes.

Was gehört in eine Personalakte und was nicht?

Dagegen haben ärztliche Unterlagen, wie die Untersuchung durch den Betriebsarzt, nichts in der Personalakte zu suchen. Gleiches gilt für Angaben über die Religionszugehörigkeit, die politische Ausrichtung des Arbeitnehmers oder Ähnliches. Unrichtige Angaben, unbegründete Abmahnungen und Co. sind ebenfalls tabu.

Was darf die Personalabteilung?

Die Personalakte umfasst alle Informationen und Unterlagen, die der Arbeitgeber über den Mitarbeiter hat. Dabei kommen aber nur solche Daten in die Akte, die für das Arbeitsverhältnis relevant sind. ... zu Krankheiten oder Fehltritten, dürfen nicht in der formellen Akte stehen, sondern müssen außerhalb aufbewahrt werden.

Was wird in der Personalakte aufbewahrt?

Die Personalakte spielt im Personalwesen eine wichtige Rolle. In ihr halten Arbeitgeber Informationen zum Beschäftigungsverhältnis schriftlich fest. Neben personenbezogenen Dokumenten und Verträgen enthält die Personalakte meist auch Sozialversicherungs- und Steuerunterlagen sowie die Kopien amtlicher Urkunden.

Was passiert mit der Personalakte nach Kündigung?

Arbeitnehmern steht auch nach Beendigung des Arbeitsverhältnisses ein aus dem allgemeinen Persönlichkeitsrecht fließendes, voraussetzungsloses Recht auf Einsicht in ihre Personalakte zu. 2. In Papierform geführte Personalakten unterfallen zwar dem Schutz, nicht aber dem Auskunftsrecht nach dem BDSG.

Was sind administrative Unterlagen?

Unterlagen im Zusammenhang mit der Bewerbung, wie Angaben zur Person des Arbeitnehmers und zu seiner beruflichen Entwicklung, Personalfragebögen, ärztliche Beurteilungen, Einstellungsbeurteilungen, Ergebnisse von Eignungstests. ... Unterlagen zu externen Fortbildung und Weiterbildungen. Zeugnisse. Lohn- und ...

Welche Unterlagen müssen wie lange aufbewahrt werden Privatperson?

Eine gesetzliche Aufbewahrungsfrist für Privatleute gibt es nicht. „Es empfiehlt sich aber, die Belege drei Jahre parat zu haben.

Warum muss man Schriftgut gut aufbewahrt werden?

Hinter der Aufbewahrungspflicht liegt der Gedanke der Nachprüfbarkeit. Unternehmen müssen Rechenschaft über ihre finanziellen Transaktionen, ihre Situation und ihre Geschäfte bei externen Stellen ablegen. Damit ein Unternehmen kontrollierbar bleibt, müssen wichtige Geschäftsunterlagen aufbewahrt werden.

Welche Unterlagen müssen 30 Jahre aufbewahrt werden?

Kann ich eine Kopie meiner Personalakte verlangen?

Grundsätzlich steht dem Arbeitnehmer nur das Einsichtsrecht aus § 83 Abs. 1 BetrVG, § 26 Abs. 2 SprAuG oder aus nebenvertraglichen Ansprüchen zu. Er darf während dieser Einsichtnahme auch Kopien der Personalakte anfertigen (Herfs-Röttgen: Rechtsfragen rund um die Personalakte NZA 2013, 478, 480).

Wer außer dem betroffenen Arbeitnehmer darf Einsicht in die Personalakte nehmen?

Nur mit Zustimmung des Arbeitnehmers darf er Einsicht nehmen. ... Das Recht, einen Anwalt hinzuzuziehen, hat der Arbeitnehmer nicht. Aus dem Unternehmen bzw. dem Betrieb sollten nur Mitarbeiter, die Personalentscheidungen zu fällen haben, Einblick in die Personalakte haben.

Was bedeutet ein Eintrag in die Personalakte?

Sie enthält alle Daten und Unterlagen des Arbeitnehmers, die für das Arbeitsverhältnis relevant sind oder auch für eine Kündigung einmal wichtig werden können. So wird vor allem auch eine an den Arbeitnehmer ergangene Abmahnung als Eintrag in die Personalakte aufgenommen.

Welche Unterlagen müssen länger als 10 Jahre aufbewahrt werden?

Wer darf auf Personaldaten zugreifen?

Die Personalakte ist gemäß Datenschutz vertraulich zu behandeln. Sie muss ausreichend vor unbefugter Einsichtnahme gesichert sein (gemäß § 9 BDSG). Nur Personen, die in der Personalverwaltung arbeiten oder mit Personalangelegenheite betraut sind, dürfen die Akte einsehen.

Wer darf Lohnabrechnung einsehen?

Nur berechtigte Personen dürfen die Lohnabrechnung eines Mitarbeiters einsehen. Dazu gehören mit der Erhebung und Verarbeitung vom Unternehmen betraute Personen sowie der Empfänger der Gehaltsabrechnung.

Wer darf Gehalt sehen?

Die allgemeinen Verschwiegenheitsklauseln wirken in diesem Bereich in der Regel nicht. Denn Lohn- und Gehaltsdaten sind nach der Rechtsprechung des Bundesarbeitsgerichts für sich keine Betriebs- oder Geschäftsgeheimnisse.