Warum digitale personalakte?

Was gehört in eine Personalakte und was nicht?

Dagegen haben ärztliche Unterlagen, wie die Untersuchung durch den Betriebsarzt, nichts in der Personalakte zu suchen. Gleiches gilt für Angaben über die Religionszugehörigkeit, die politische Ausrichtung des Arbeitnehmers oder Ähnliches. Unrichtige Angaben, unbegründete Abmahnungen und Co. sind ebenfalls tabu.

Welche Unterlagen gehören nicht in eine Personalakte?

Welche Personalunterlagen müssen im Original aufbewahrt werden?

Manche Dokumente sollten Sie vorsichtshalber auch im Original behalten – zusätzlich zur digitalen Form. Dazu gehören vor allem offizielle Verträge und Urkunden mit Unterschriften, wie Arbeitsverträge und Kündigungsschreiben.

Was versteht man unter einer Personalakte?

Der Begriff Personalakte

Lediglich im Beamtenrecht ist exakt geregelt, was darunter zu vestehen ist. ... Demnach enthält die Personalakte eine Sammlung von Daten oder Vorgängen, die sich auf einen einzelnen Arbeitnehmer beziehen und Angaben über seine Person und zum Arbeitsverhältnis im Betrieb enthält.

Sind Personalakten aus Gründen der Datensicherheit zu verschlüsseln?

Eine vollständige Verschlüsselung der digitalen Personalakte ist grundsätzlich weder aus Gründen der IT-Sicherheit noch aus Gründen des Datenschutzes erforderlich. ... Eine Verschlüsselung ist dementsprechend lediglich für die in der digitalen Personalakte gespeicherten besonderen personenbezogenen Daten i.S.v. § 3 Abs.

Was kostet Digitale Personalakte?

Die automatische Ablage von elektronischen Dokumenten (z. B. die monatliche Gehaltsabrechnung) spart inkl. Druckkosten 12.000 Euro ein und die Einsichtnahme von Mitarbeitern oder Führungskräften kosten das Unternehmen 8.000 Euro pro Jahr.

Welche Daten dürfen in der Personalakte erhoben werden?

Der Arbeitgeber darf dafür personenbezogene Daten verarbeiten, die seine Arbeitnehmer betreffen. Das sind Informationen wie: Bewerbungsunterlagen inkl. Zeugnisse, Abschlüsse, Arbeitszeugnisse etc.

Was sind administrative Unterlagen?

Unterlagen im Zusammenhang mit der Bewerbung, wie Angaben zur Person des Arbeitnehmers und zu seiner beruflichen Entwicklung, Personalfragebögen, ärztliche Beurteilungen, Einstellungsbeurteilungen, Ergebnisse von Eignungstests. ... Unterlagen zu externen Fortbildung und Weiterbildungen. Zeugnisse. Lohn- und ...

Was passiert mit meiner Personalakte?

Aufbewahrungspflicht von Personalakten

Wie lange diese aufbewahrt werden sollte, ist hierbei abhängig von dem Inhalt der Akte. Generell gilt die Faustregel: Die Personalakten sollten noch für mindestens drei Jahre nach Beendigung des Beschäftigungsverhältnisses aufbewahrt werden.

Wo finde ich meine Personalakte?

Dem Arbeitnehmer selbst steht gemäß § 83 Abs. 1 S. 1 BetrVG ohne Einschränkungen ein Einsichtsrecht in seine Personalakte zu. Auch die besonders sensiblen Daten, oder ihn betreffende, von der Personalakte ausgelagerte Schriftstücke (z.B. die BEM-Akte) darf er einsehen.

Wer hat Zugriff auf die Personalakte?

Der Blick in das Betriebsverfassungsgesetz zeigt, dass gemäß § 83 BetrVG jeder Arbeitnehmer das Recht hat, die Personalakte - ohne Angaben von Gründen - jederzeit einsehen zu dürfen. ... Arbeitgeber müssen allen Beschäftigten also grundsätzlich die Einsichtnahme in die eigene Personalakte gewähren.

Welche Unterlagen müssen im Original aufbewahrt werden?

Die Aufbewahrung im Original ist nur in Ausnahmefällen vorgeschrieben. Im Original aufbewahrt werden müssen nur Eröffnungsbilanzen, Jahresabschlüsse und Konzernabschlüsse, auch wenn sie auf Mikrofilm oder anderen Datenträgern (Elektronische Archivierung) aufgezeichnet sind (§ 257 Abs. 3 Satz 1 HGB, § 147 Abs.

Was muss in der Personalakte aufbewahrt werden?

Die Personalakte spielt im Personalwesen eine wichtige Rolle. In ihr halten Arbeitgeber Informationen zum Beschäftigungsverhältnis schriftlich fest. Neben personenbezogenen Dokumenten und Verträgen enthält die Personalakte meist auch Sozialversicherungs- und Steuerunterlagen sowie die Kopien amtlicher Urkunden.

Welche Unterlagen muss ein Arbeitgeber aufbewahren?

Arbeitgeber müssen Lohnunterlagen, die Beitragsabrechnungen und Beitragsnachweise sowie die Bescheinigungen für den Arbeitnehmer bis zum Ende des Kalenderjahres, das auf die letzte Betriebsprüfung folgte, aufbewahren.

Was gehört in die Bem Akte?

Hierzu gehören, ob und wann die Durchführung eines BEM angeboten wurde, ob die betroffene Person hiermit einverstanden war oder das BEM abgelehnt hat und welche konkreten Maßnahmen angeboten und umgesetzt wurden. ... Die BEM-Akte sollte zudem grundsätzlich in Papierformat geführt werden.

Was gehört in die Personalakte Haufe?

Zu den Personalakten gehören ferner: alle Bewerbungsunterlagen, Ergebnisse von Eignungstests, schriftliche Auskünfte Dritter und ärztliche Gutachten – allerdings nicht die dem Arbeitgeber nicht zugänglichen Unterlagen des Betriebsarztes.

Wie strukturiere ich eine Personalakte?

Erste Unterrubrik der Personalakte: Die Arbeitspapiere

eine Kopie des Sozialversicherungsausweises. Erklärungen über Nebenbeschäftigungen oder bei Aushilfsbeschäftigungen die Freistellungsbescheinigung. Arbeitserlaubnis ausländischer Arbeitnehmer. Kopien der Steuerkarten der Vorjahre und Meldungen an die Krankenkasse.

Hat der Betriebsrat ein Mitbestimmungsrecht bei der Einführung von elektronischen Personalakten?

Unternehmen müssen bei der Einführung der digitalen Personalakte regeln, wer zu deren Einsicht befugt ist. Der Betriebsrat hat kein gesetzliches Recht darauf, diese einzusehen. Der Arbeitgeber muss ihm jedoch die Möglichkeit geben, seine Mitbestimmungsrechte aus § 87 Abs.

Kann der Betriebsrat in die Personalakte einsehen?

Der Betriebsrat kann nur Einsicht in eine Personalakte erhalten, wenn der betroffene Arbeitnehmer zustimmt. Eine Regelung in einer Betriebsvereinbarung, dass der Betriebsratsvorsitzende permanenten Zugriff auf alle elektronischen Personalakten erhält, ist unwirksam – so das Landesarbeitsgericht Düsseldorf.

Hat der Betriebsrat Einsicht in die Gehälter?

Klar ist, dass der Betriebsrat vom Arbeitgeber verlangen kann, ihm Einsicht in die Gehaltslisten der Beschäftigten zu gewähren (§ 80 Abs. 2 Satz 2 BetrVG). ... 1 BetrVG), ob der Arbeitgeber die Tarifverträge, den Gleichbehandlungsgrundsatz und alle übrigen Normen eingehalten hat.