Warum gibt es gesetzliche aufbewahrungsfristen?
Gefragt von: Uli Sander | Letzte Aktualisierung: 12. Juni 2021sternezahl: 4.9/5 (65 sternebewertungen)
Eine Vielzahl an Dokumenten im Unternehmen und der öffentlichen Verwaltung unterliegt einer gesetzlich geregelten Aufbewahrungsfrist. So müssen bestimmte Geschäftsunterlagen für handelsrechtliche oder steuerrechtliche Zwecke geordnet aufbewahrt werden, damit auf sie bei Bedarf zurückgegriffen werden kann.
Warum gibt es Aufbewahrungsfristen?
Hinter der Aufbewahrungspflicht liegt der Gedanke der Nachprüfbarkeit. Unternehmen müssen Rechenschaft über ihre finanziellen Transaktionen, ihre Situation und ihre Geschäfte bei externen Stellen ablegen. Damit ein Unternehmen kontrollierbar bleibt, müssen wichtige Geschäftsunterlagen aufbewahrt werden.
Was sind gesetzliche Aufbewahrungsfristen?
Die Aufbewahrung von Unterlagen ist Pflicht für Unternehmer und in einer Reihe von Gesetzen verankert. Je nach Dokumententyp gelten die gesetzlichen Aufbewahrungsfristen von 6 oder 10 Jahren. ... Die Aufbewahrungsfrist beschreibt den Zeitraum, in dem aufbewahrungspflichtige Schriftstücke geordnet archiviert werden müssen.
Welche Unterlagen müssen 30 Jahre aufbewahrt werden?
...
Folgende Unterlagen sollten rund 30 Jahre aufbewahrt werden:
- Urteile.
- Mahnbescheide.
- Prozessakten.
Welche Unterlagen oder Daten unterliegen den gesetzlichen Aufbewahrungsfristen?
1 Nr. 1 und 4 HGB sind Handelsbücher, Inventare, Eröffnungsbilanzen, Jahresabschlüsse, Einzelabschlüsse nach § 325 Abs. 2a HGB, Lageberichte, Konzernabschlüsse, Konzernlageberichte sowie die zu ihrem Verständnis erforderlichen Arbeitsanweisungen und sonstigen Organisationsunterlagen zehn Jahre aufzubewahren.
Schriftgutverwaltung, Aufbewahrungsfristen
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Welche Unterlagen müssen 10 Jahre aufbewahrt werden?
Quittungen und Belege wie Tankbelege, Rechnungen von Bewirtungen etc. fallen alle unter “Buchungsbelege”, müssen also 10 Jahre aufbewahrt werden.
Welche Unterlagen müssen im Original aufbewahrt werden?
Im Original aufbewahrt werden müssen nur Eröffnungsbilanzen, Jahresabschlüsse und Konzernabschlüsse, auch wenn sie auf Mikrofilm oder anderen Datenträgern (Elektronische Archivierung) aufgezeichnet sind (§ 257 Abs. 3 Satz 1 HGB, § 147 Abs. 2 Satz 1 AO). Für alle übrigen Unterlagen ist die Aufbewahrung erleichtert.
Welche Unterlagen müssen wie lange aufbewahrt werden Privatperson?
Eine gesetzliche Aufbewahrungsfrist für Privatleute gibt es nicht. „Es empfiehlt sich aber, die Belege drei Jahre parat zu haben.
Welche Unterlagen dürfen 2021 vernichtet werden?
- Jahresabschlüsse.
- Buchungsbelege wie Ausgangs- und Eingangsrechnungen, Kassenzettel, Lieferscheine.
- Kontoauszüge.
- Jahresbilanzen.
- Inventare.
- Kassenberichte.
- Kredit- und Steuerunterlagen.
Welche Unterlagen darf man 2020 vernichten?
- Aufzeichnungen aus 2009 und früher,
- Inventare, die bis zum 31. ...
- Bücher, in denen die letzte Eintragung im Jahr 2009 oder früher erfolgt ist,
- Jahresabschlüsse, Lageberichte und Eröffnungsbilanzen, die 2009 oder früher aufgestellt worden sind,
- Buchungsbelege aus dem Jahr 2009 oder früher,
Welche Aufbewahrungsfristen gibt es?
Es gibt beim Archivieren zwei unterschiedliche Längen an Aufbewahrungsfristen: 6 Jahre und 10 Jahre. Dokumente wie Abtretungserklärungen, Handelsbriefe, Lieferscheine, Mahnungen & Mahnbescheide oder Betriebsprüfungsberichte unterliegen Aufbewahrungsfristen von 6 Jahren.
Wie lange muss eine Behörde Unterlagen aufbewahren?
Personalakten nach § 113 des Beamtengesetzes (BBG) müssen 5 Jahre lang aufbewahrt werden. Für Versorgungsakten sind 10 Jahre vorgesehen, nachdem die abschließende Versorgungsleistung erbracht wurde. Allerdings gelten 30 Jahre für die Aufbewahrung, wenn die Möglichkeit gesehen wird, dass der Anspruch wieder auflebt.
Welche Dokumente sind Aufbewahrungspflichtig?
- Bücher und Aufzeichnungen,
- Inventare,
- Jahresabschlüsse, bestehend aus Bilanz und Gewinn- und Verlustrechnung,
- Lageberichte,
- Eröffnungsbilanz,
Wie lange sollte man private lohnsteuererklärung aufheben?
Wir, die VLH, empfehlen, die Steuerunterlagen nach Abgabe der Steuererklärung mindestens vier Jahre lang aufzuheben. Dann haben Sie alles griffbereit, wenn Sie Kosten nachweisen müssen.
Wie lange muss ich als Privatperson Rechnungen aufheben?
1 UstG müssen Privathaushalte Rechnungen und Belege über steuerpflichtige Leistungen zwei Jahre lang aufbewahren.
Wie lange muss man Unterlagen nach dem Tod aufbewahren?
Lebenslang aufbewahren:Ausweis, Pass, Führerschein sowie Geburts- und Heiratsurkunden sowie Sterbeurkunden von Angehörigen müssen lebenslang aufbewahrt werden. Bei Verlust kann es helfen, wenn Kopien dieser Papiere im Ordner sind.
Wie müssen Belege aufbewahrt werden?
Eingehende elektronische Handels- oder Geschäftsbriefe und Buchungsbelege müssen in dem Format aufbewahrt werden, in dem sie empfangen wurden (z. B. Rechnungen oder Kontoauszüge im PDF- oder Bildformat).