Warum schriftgut aufbewahren?
Gefragt von: Hartwig Beyer | Letzte Aktualisierung: 7. Februar 2021sternezahl: 5/5 (11 sternebewertungen)
Unter Aufbewahrungspflicht wird die Rechtspflicht verstanden, bestimmte Geschäftsunterlagen zu abgeschlossenen Geschäftsvorgängen für handelsrechtliche oder steuerrechtliche Zwecke geordnet aufzubewahren, damit auf sie bei Bedarf zurückgegriffen werden kann.
Warum müssen Schriftstücke aufbewahrt werden?
Auch bei Rechtsstreitigkeiten und Betriebsprüfungen ist es wichtig, deine Dokumente (Rechnungen, Buchungsbelege) aufzubewahren, da sie als Nachweise dienen. Aus diesen aufbewahrten Dokumenten können Vorgänge, die nicht mehr erinnerbar sind, abgeleitet werden.
Warum werden Dokumente aufbewahrt?
Hinter der Aufbewahrungspflicht liegt der Gedanke der Nachprüfbarkeit. Unternehmen müssen Rechenschaft über ihre finanziellen Transaktionen, ihre Situation und ihre Geschäfte bei externen Stellen ablegen. Damit ein Unternehmen kontrollierbar bleibt, müssen wichtige Geschäftsunterlagen aufbewahrt werden.
Welche Unterlagen muss ein Unternehmen aufbewahren?
- Bücher und Aufzeichnungen,
- Jahresabschlüsse,
- Inventare,
- Lageberichte,
- Eröffnungsbilanz sowie die zu ihrem Verständnis erforderlichen Arbeitsanweisungen und sonstigen Organisationsunterlagen,
- Buchungsbelege,
- Rechnungen,
Warum müssen Belege 10 Jahre aufbewahrt werden?
Buchungsbelege sind alle Unterlagen über die einzelnen Geschäftsvorfälle. Sie sind die Grundlage der Eintragungen in die Bücher und Aufzeichnungen. Soweit Buchführungs- und Aufzeichnungspflichten bestehen, müssen die dazugehörigen Belege 10 Jahre aufbewahrt werden.
Aufbewahrungspflichten - Was kann vernichtet werden, was müssen Sie aufbewahren?
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Was muss länger als 10 Jahre aufbewahrt werden?
- Fahrtkostenerstattungsunterlagen.
- Finanzberichte.
- Gehaltslisten.
- Geschäftsberichte.
- Gewinn- und Verlustrechnung.
- Grundbuchauszüge.
- Grundstücksverzeichnis (Inventar)
- Gutschriftsanzeigen.
Welche Unterlagen müssen länger als 10 Jahre aufbewahrt werden?
- Bücher und Aufzeichnungen.
- Inventare.
- Jahresabschlüsse (Bilanz und GuV)
- Lageberichte.
- Eröffnungsbilanz mit allen zum Verständnis erforderlichen Arbeitsanweisungen und Organisationsunterlagen.
- Buchungsbelege und Rechnungen (z.
Welche Unterlagen müssen zwingend als Original aufbewahrt werden?
Jahresabschlüsse, Eröffnungsbilanzen und bestimmte Unterlagen im Zollverfahren sind zwingend im Original aufzubewahren. Alle anderen Geschäftsunterlagen, wie Rechnungen, Handelsbriefe oder Geschäftsbriefe, lassen sich grundsätzlich auch in elektronischer Form aufbewahren.
Welche Dokumente muss ich im Original aufbewahren?
Folgende Unterlagen sollten Sie Ihr ganzes Leben lang im Original aufbewahren: Standesamtliche Urkunden (Geburts- oder Heiratsurkunden, Sterbeurkunden von Angehörigen) Ärztliche Gutachten. Belege über vorhandenes Wohneigentum.
Welche Unterlagen muss man aufbewahren?
- 30 Jahre. Gerichtsurteile, Mahnbescheide, Kreditunterlagen.
- 6 Jahre. Steuerbescheide und eingereichte Steuerunterlagen von Steuerpflichtigen, bei denen die Summe der positiven Einkünfte mehr als 500.000 Euro im Kalenderjahr beträgt.
- 4 Jahre. Kontoauszüge oder Überweisungen (Bankunterlagen)
- 3 Jahre. ...
- 2 Jahre.
Warum bewahrt der Betrieb Dokumente auf?
Die Aufbewahrungspflicht bestimmt, Dokumente von abgeschlossenen Geschäften für eine spätere Einsicht aufzubewahren. Grund dafür könnte beispielsweise eine Betriebsprüfung sein. Geregelt wird die Aufbewahrungspflicht in der Abgabenordnung und im Handelsgesetzbuch.
Welche Unterlagen müssen 30 Jahre aufbewahrt werden?
- 30 Jahre. Gerichtsurteile, Mahnbescheide, Kreditunterlagen.
- 6 Jahre. Steuerbescheide und eingereichte Steuerunterlagen von Steuerpflichtigen, bei denen die Summe der positiven Einkünfte mehr als 500.000 Euro im Kalenderjahr beträgt.
- 4 Jahre. Kontoauszüge oder Überweisungen (Bankunterlagen)
- 3 Jahre. ...
- 2 Jahre.
Welche Dokumente müssen 30 Jahre aufbewahrt werden?
Folgende Unterlagen sollten rund 30 Jahre aufbewahrt werden: Urteile. Mahnbescheide. Prozessakten.
Welche Unterlagen müssen wie lange aufbewahrt werden Privatperson?
Aufbewahrungsfrist zwei Jahre gelten bei Quittungen und Kaufbelegen. Aufbewahrungsfrist 6 Jahre für Vielverdiener. Aufbewahrungsfrist drei Jahre gilt für Bankunterlagen. Aufbewahrungsfrist für Steuerunterlagen bei Privatpersonen.
Welche Dokumente können digitalisiert werden?
- Buchhaltungsunterlagen,
- Jahresabschlüsse,
- Kaufbelege,
- Versicherungspolicen,
- Rechnungen,
- Verträge,
- Personalakten,
- Technische Unterlagen, usw.
Wie lange muss ich Lohnzettel aufheben?
Jedoch betreffen Lohnabrechnungen insbesondere die Lohnsteuer. Der Gesetzgeber sieht für diese Dokumente eine Aufbewahrungsfrist von sechs Jahren vor. Alle Gehaltsabrechnungen der Arbeitnehmer müssen laut geltendem Recht daher sechs Jahre lang aufbewahrt werden.
Welche Versicherungsunterlagen aufheben?
Versicherungsexperten raten hier dazu, Versicherungsunterlagen in jedem Fall für die Laufzeit des Versicherungsvertrages aufzuheben. Am wichtigsten sind der Versicherungsschein, die Police, und der Antrag.
Welche Unterlagen oder Daten unterliegen den gesetzlichen Aufbewahrungsfristen?
Nach § 257 Abs. 1 Nr. 2 und 3 HGB sind empfangene Handelsbriefe, Wiedergaben (Kopien, Durchschriften) abgesandter Handelsbriefe, Geschäftspapiere und sonstige Unterlagen mit kaufmännischer und steuerlicher Bedeutung sechs Jahre aufzubewahren.
Können Buchungsbelege zur Aufbewahrung digitalisiert und auf einem Datenträger gespeichert werden?
Achtung: Unterlagen, die steuerlich relevant und zugleich originär digital sind, müssen in dieser (elektronischen) Form aufbewahrt und dürfen innerhalb der Aufbewahrungsfrist weder verändert noch gelöscht werden. Außerdem müssen sie maschinell ausgewertet werden können.
Was muss revisionssicher archiviert werden?
Aufbewahrungspflichtige Dokumente, Belege und Unterlagen müssen in Archivsystemen revisionssicher aufbewahrt werden, d.h. sie müssen den Richtlinien der GoBD, sowie weiteren steuer- und handelsrechtlichen Grundsätzen des HGB entsprechen.