Was ist schriftgutverwaltung?

Was gehört zu einer Akte?

§ 56 Abs. 1 Satz 1 GGO I definiert die Akte so: „Akten sind geordnete Zusammenstellungen von Schriftgut zu einem Sachverhalt mit eigenem Aktenzeichen. Sie können in Papierform oder in elektronischer Form vorliegen. Mischformen (Hybridakten) sind zu vermeiden.

Was kommt in eine Akte?

Arten. Akten lassen sich nach ihrer Funktion und ihrem Inhalt in verschiedene Arten aufteilen. Nach ihrer Funktion unterscheidet man insbesondere Hauptakten, Nebenakten, Parallelakten, Handakten oder Sonderakten.

Was macht man in der Registratur?

Sie ist nicht nur für die Führung des Aktenverzeichnisses sowie deren Vergabe von Aktentitel und Aktenzeichen verantwortlich, sondern auch für die Inhaltsverzeichnisse der einzelnen Akten. ... Auch die Bereitstellung, Abgabe von Akten sowie Überwachung der Aufbewahrungsfristen gehören zu den Aufgaben einer Registratur.

Wie wird die Registratur häufig noch genannt?

Die Organisation der Ablage (auch Registratur oder lebende Registratur genannt) ist kein sonderlich beliebtes Thema.

Welche Arten von Kosten verursacht eine Registratur?

Nach einer Studie des Rationalisierungskuratoriums der Deutschen Wirtschaft kostet die Ablage eines DIN A4- Dokumentes 21 € . Ein „laufender Meter“ Akten verursacht demnach Kosten von ca. 2.500 € , wobei der Aufwand für die Suche im Archiv sowie die Ablagemittel noch nicht berücksichtigt sind.

Was ist Wertstufe?

Die Wertstufen von Schriftstücken können eine Aussage darüber treffen, ob oder wie lange Schriftgut aufbewahrt werden muss. ... Schriftstücke können in die Wertstufen Tageswert, Prüfwert, Gesetzeswert und Dauerwert eingeteilt werden.

Was ist eine Abteilungsablage?

Bei der Abteilungsablage sind die Akten Ablage 33 Page 5 fUr jeden Mitarbeiter direkt zuganglich. Das setzt eine groBe personliche Disziplin von allen voraus. Denn nach der Bearbei- tung muB das Schriftstuck sofort in die Ablage zuruck. Sinnvoll ist ein gemeinsam erarbeiteter - Aktenplan.

Was ist ein Einheitsaktenplan?

Ein Aktenplan ist die Regelung der systematischen Ordnung des gesamten Schriftgutes (der Akten) einer Verwaltung, eines Unternehmens oder einer sonstigen Organisation. ... Gilt der Aktenplan für die gesamte Behörde, spricht man vom Gesamtaktenplan. Der Einheitsaktenplan wird in mehreren Behörden angewandt.

Was bedeutet Dauerwert?

→ Gesetzeswert bedeutet Aufbewahrung dieses Schriftstücks Ist gesetzlich vorgeschrieben. Beispiel: Steuerunterlagen müssen zehn Jahre aufbewahrt werden. → Und Dauerwert von Schriftstücken bedeutet Aufbewahrung so lange wie das Unternehmen besteht. ...

Was gibt es für Ordnungssysteme?

Welche Varianten von Ordnungssystemen im Büro gibt es? Möglich sind z.B. nummerische, chronologische, alphanumerische, oder geographische Ordnung sowie die Ordnung nach Stichwörtern, Piktogrammen, Symbolen und Farben.

Wie wird Schriftgut zu Archivgut?

Archivwürdigkeit von Schriftgut

Befindet sich in einem Akt (die Gesamtheit des Schriftgutes, das im Einzelfall sachlich eine Einheit bildet) solches Schriftgut, so gilt der gesamte Akt als Archivgut.

Was sind Vorteile einer funktionierenden Registratur?

Schneller Zugriff und gute Übersicht bei Farbcodierung. Optimale Raumausnutzung. Terminierung und Signalisierung möglich. Relativ hoher Aufwand bei Selbstbeschriftung.

Welche Arten der Registratur gibt es?

Welche Gründe sprechen für eine Registratur?

Die Registratur dient der geordneten Aufbewahrung und Verwaltung von Schriftgut. Es wird somit auch die Aufbewahrungsstelle von Akten als Registratur bezeichnet. Schriftgut muss aus Betrieblichen und Gesetzlichen Gründen aufbewahrt werden.