Warum wird eine personalakte geführt?

• Bewerbungsunterlagen.
• Personalfragebogen und Ergebnis von Eignungstests.
• Arbeitsvertrag mit möglichen späteren Änderungen.
• Unterlagen über berufliche Qualifizierung.
• Weiterbildungsmaßnahmen und Zertifikate dazu.
• Krankheitsbescheinigungen.
• Urlaubsanträge.

Welche Daten dürfen nicht in die Personalakte?

Sehr sensible Daten, wie z.B. Informationen zu Krankheiten oder Fehltritten sowie religiöse oder politische Überzeugungen der Mitarbeiter haben in deren Personalakten nichts zu suchen. Sollten solche Informationen in einer Personalakte sein, kann der Mitarbeiter darauf bestehen, diese entfernen zu lassen.

Was gehört in eine Personalakte und was nicht?

Dagegen haben ärztliche Unterlagen, wie die Untersuchung durch den Betriebsarzt, nichts in der Personalakte zu suchen. Gleiches gilt für Angaben über die Religionszugehörigkeit, die politische Ausrichtung des Arbeitnehmers oder Ähnliches. Unrichtige Angaben, unbegründete Abmahnungen und Co. sind ebenfalls tabu.

Welche Dokumente Unterlagen enthält eine Personalakte häufig?

Welche Unterlagen befinden sich in einer Personalakte? Häufig weist die Personalakte folgenden Inhalt auf: Bewerbungsunterlagen, Personalfragebögen, den Arbeitsvertrag, Urlaubsanträge, Abmahnungen sowie die Kündigung.

Wann wird eine Personalakte angelegt?

Die Personalakte handelt ist einen Ordner oder ein elektronisches Verzeichnis, in dem arbeitsrelevante Unterlagen des Arbeitnehmers gesammelt werden. Angelegt wird die Akte vom Chef beziehungsweise der Personalabteilung. ... Auch gibt es keine Pflicht für Arbeitgeber, überhaupt eine solche Akte über Mitarbeiter zu führen.

Was passiert mit der Personalakte nach Kündigung?

Arbeitnehmern steht auch nach Beendigung des Arbeitsverhältnisses ein aus dem allgemeinen Persönlichkeitsrecht fließendes, voraussetzungsloses Recht auf Einsicht in ihre Personalakte zu. 2. In Papierform geführte Personalakten unterfallen zwar dem Schutz, nicht aber dem Auskunftsrecht nach dem BDSG.

Welche Personalunterlagen müssen im Original aufbewahrt werden?

Manche Dokumente sollten Sie vorsichtshalber auch im Original behalten – zusätzlich zur digitalen Form. Dazu gehören vor allem offizielle Verträge und Urkunden mit Unterschriften, wie Arbeitsverträge und Kündigungsschreiben.

Warum eine digitale Personalakte?

Digitale Personalakten unterstützen das Unternehmen bei der sicheren Aufbewahrung von Informationen und Dokumenten und bei der revisionskonformen Langzeitspeicherung für Akten und Dokumente. ... Die Ablage der Personaldokumente in Akten erfolgt verschlüsselt.

Was bedeutet ein Eintrag in die Personalakte?

Sie enthält alle Daten und Unterlagen des Arbeitnehmers, die für das Arbeitsverhältnis relevant sind oder auch für eine Kündigung einmal wichtig werden können. So wird vor allem auch eine an den Arbeitnehmer ergangene Abmahnung als Eintrag in die Personalakte aufgenommen.

Wie lange muss man Personalakte aufbewahren?

Als Grundregel gilt: Ein Arbeitgeber muss Personalakten so lange aufbewahren, wie ein ausgeschiedener Mitarbeiter arbeitsrechtliche Ansprüche geltend machen könnte. Maßgeblich ist hier die in § 195 BGB festgelegte regelmäßige Verjährungsfrist von drei Jahren.

Was sind administrative Unterlagen?

Unterlagen im Zusammenhang mit der Bewerbung, wie Angaben zur Person des Arbeitnehmers und zu seiner beruflichen Entwicklung, Personalfragebögen, ärztliche Beurteilungen, Einstellungsbeurteilungen, Ergebnisse von Eignungstests. ... Unterlagen zu externen Fortbildung und Weiterbildungen. Zeugnisse. Lohn- und ...

Was gehört in die digitale Personalakte?

Inhaltlich gehören in die digitale Personalakte natürlich sämtliche Dokumente, welche Unternehmen auch in die traditionelle Personalakte aufgenommen haben. Dazu zählen im Allgemeinen alle Daten, die für das Arbeitsverhältnis relevant sind.

Was ist eine Aktennotiz in der Personalakte?

In einer Aktennotiz wird ein bestimmter Vorfall festgehalten ohne daß dem Arbeitnehmer Sanktionen (z. B. die Kündigung) angedroht werden. ... Sie haben grundsätzlich das Recht zu verlangen, daß die Aktennotiz (oder die Abmahnung) aus der Personalakte entfernt wird, sofern der Inhalt nicht der Wahrheit entspricht.

Welche Rechte haben Sie als Mitarbeiter bez ihrer Personalakte?

Bei Personalakten ist das Einsichtsrecht in § 83 Abs. 1 Betriebsverfassungsgesetz (BetrVG) geregelt. Demnach hat der Mitarbeiter eines Unternehmens das Recht, ohne Angabe von Gründen jederzeit seine Personalakte einzusehen.

Was bedeutet digitale Personalakte?

Die digitale Personalakte (auch elektronische Personalakte) ist eine Software zur Verwaltung elektronischer Dokumente aus der Personalakte.

Wie digitalisiert man Personalakten?

Bei der digitalisierten Personalakte werden aus schriftlichen Dokumenten elektronische Dateien erzeugt, die der Arbeitgeber anschließend elektronisch verarbeitet. Für Privatunternehmen gibt es keine gesetzlich vorgeschriebene Form für die Personalakten.

Welche Unterlagen muss ein Arbeitgeber aufbewahren?

Arbeitgeber müssen Lohnunterlagen, die Beitragsabrechnungen und Beitragsnachweise sowie die Bescheinigungen für den Arbeitnehmer bis zum Ende des Kalenderjahres, das auf die letzte Betriebsprüfung folgte, aufbewahren.

Welche Unterlagen müssen wie lange aufbewahrt werden Privatperson?

Eine gesetzliche Aufbewahrungsfrist für Privatleute gibt es nicht. „Es empfiehlt sich aber, die Belege drei Jahre parat zu haben.

Warum muss man Schriftgut gut aufbewahrt werden?

Hinter der Aufbewahrungspflicht liegt der Gedanke der Nachprüfbarkeit. Unternehmen müssen Rechenschaft über ihre finanziellen Transaktionen, ihre Situation und ihre Geschäfte bei externen Stellen ablegen. Damit ein Unternehmen kontrollierbar bleibt, müssen wichtige Geschäftsunterlagen aufbewahrt werden.

Was passiert mit meiner Personalakte?

Aufbewahrungspflicht von Personalakten

Wie lange diese aufbewahrt werden sollte, ist hierbei abhängig von dem Inhalt der Akte. Generell gilt die Faustregel: Die Personalakten sollten noch für mindestens drei Jahre nach Beendigung des Beschäftigungsverhältnisses aufbewahrt werden.

Was bekommt man vom Arbeitgeber nach Kündigung?