Welche unterlagen können digitalisiert werden?
Gefragt von: Karl-Ludwig Bertram | Letzte Aktualisierung: 14. Mai 2021sternezahl: 5/5 (36 sternebewertungen)
- Buchhaltungsunterlagen,
- Jahresabschlüsse,
- Kaufbelege,
- Versicherungspolicen,
- Rechnungen,
- Verträge,
- Personalakten,
- Technische Unterlagen, usw.
Warum Dokumente digitalisieren?
Zur Realisierung effizienter und kostensparender Arbeitsabläufe in einem modernen Unternehmen ist die Digitalisierung von Papierunterlagen eine essentielle Voraussetzung. Firmen können durch die Dokumentendigitalisierung ihre Geschäftsprozesse deutlich schneller gestalten.
Welche Dokumente braucht man im Original?
Im Original aufbewahrt werden müssen nur Eröffnungsbilanzen, Jahresabschlüsse und Konzernabschlüsse, auch wenn sie auf Mikrofilm oder anderen Datenträgern (Elektronische Archivierung) aufgezeichnet sind (§ 257 Abs. 3 Satz 1 HGB, § 147 Abs. 2 Satz 1 AO). Für alle übrigen Unterlagen ist die Aufbewahrung erleichtert.
Welche Unterlagen sichern?
...
Welche Dokumente digitalisieren?
- Geburtsurkunde, Heiratsurkunde.
- Personalausweis und Reisepass.
- Meldebescheinigung.
- Führerschein.
- Medizinische Gutachten.
- (…)
Welche Dokumente sicher aufbewahren?
Tipp: Häufig wird empfohlen, wichtige Dokumente in Stahlkassetten oder -schränken zu lagern. Diese eignen sich jedoch wegen der fehlenden Luftzirkulation nicht gut. Besser sind säurearme und alterungsbeständige Boxen mit Klappdeckel, wie die Stiftung Warentest empfiehlt.
Digitalisierung erklärt: Warum ist Digitalisierung für mein Unternehmen wichtig?
29 verwandte Fragen gefunden
Welche Dokumente im Original aufbewahren privat?
Das solltest du noch aufbewahren
Dazu zählen Geburtsurkunden, Sterbeurkunden sowie Heiratsurkunden, auch deine Schul- und Arbeitszeugnisse solltest du aufbewahren.
Welche Unterlagen müssen wie lange aufbewahrt werden?
Für die Frage, wie lange Unterlagen aufzubewahren sind, dient folgende Orientierung: Dienten die Unterlagen als Buchungsgrundlage, gilt die 10-jährige Aufbewahrungsfrist, ansonsten die von 6 Jahren. Im Zweifel sollten die Unterlagen 10 Jahre aufbewahrt werden. So liegt man immer auf der richtigen Seite.
Welche Unterlagen müssen wie lange aufbewahrt werden Privatperson?
In der Regel wird die Aufbewahrungspflicht der Privatpersonen mit 2 Jahren angegeben. Die private Aufbewahrungsfrist beginnt erst mit dem Ende des Kalenderjahres, in dem die Rechnung erhalten worden ist. Wer also im Jahr 2013 eine Handwerkerrechnung erhält, der wird diese erst am 31.12.2015 zum Altpapier geben dürfen.
Wie kann ich Dokumente digitalisieren?
Nutzen Sie einen Scanner, der Ihre Dokumente schnell und in guter Qualität scannt. Ein Scanner mit automatischem Papiereinzug kann Ihnen viel Arbeit abnehmen, da Sie so einen großen Stapel in wenigen Minuten automatisch scannen lassen können.
Was gehört in die Dokumentenmappe?
Das gehört in die Dokumentenmappe:
Stammbuch. Sparbücher, Kontoverträge, Aktien, Wertpapiere, Versicherungspolicen. Renten-, Pensions- und Einkommensbescheinigungen, Einkommenssteuerbescheide. Qualifizierungsnachweise: Zeugnisse (Schulzeugnisse, Hochschulzeugnisse, Nachweise über Zusatzqualifikationen)
Welcher Scanner für Digitalisierung?
Flachbettscanner eignen sich hingegen für gebundene Dokumente, wie beispielsweise Seiten aus einem Buch. Kombi-Scanner verbinden weitere Funktionen mit dem Einscannen, während Mini-Scanner problemlos auch mobil eingesetzt werden können.
Welche Unterlagen müssen 30 Jahre aufbewahrt werden?
Für arbeitsrechtliche Unterlagen gilt folgendes: Für Unterlagen wie Arbeitszeugnisse beträgt die Aufbewahrungsfrist drei Jahre. Für Unterlagen, die gerichtliche und anwaltliche Verfahren betreffen, gilt die Aufbewahrungsfrist 30 Jahre lang, beispielsweise für: Mahnbescheide. Prozessakten.
Wie lange sollte man private lohnsteuererklärung aufheben?
Wir, die VLH, empfehlen, die Steuerunterlagen nach Abgabe der Steuererklärung mindestens vier Jahre lang aufzuheben.
Welche Unterlagen darf ich 2020 vernichten?
- Aufzeichnungen aus 2009 und früher,
- Inventare, die bis zum 31. ...
- Bücher, in denen die letzte Eintragung im Jahr 2009 oder früher erfolgt ist,
- Jahresabschlüsse, Lageberichte und Eröffnungsbilanzen, die 2009 oder früher aufgestellt worden sind,
Welche Unterlagen müssen länger als 10 Jahre aufbewahrt werden?
- Bücher und Aufzeichnungen,
- Jahresabschlüsse,
- Inventare,
- Lageberichte,
- Eröffnungsbilanz sowie die zu ihrem Verständnis erforderlichen Arbeitsanweisungen und sonstigen Organisationsunterlagen,
- Buchungsbelege,
- Rechnungen,
Welche Belege müssen 10 Jahre aufbewahrt werden?
Quittungen und Belege wie Tankbelege, Rechnungen von Bewirtungen etc. fallen alle unter “Buchungsbelege”, müssen also 10 Jahre aufbewahrt werden.
Was muss länger als 10 Jahre aufbewahrt werden?
- Abtretungserklärungen.
- Akkreditive.
- Aktenvermerke.
- Angebote.
- Bankbürgschaften.
- Einfuhrunterlagen.
- Exportunterlagen.
- Frachtbriefe.
Wo bewahre ich wichtige Dokumente auf?
Für wichtige Unterlagen, die man im Büro immer wieder verwendet, eignen sich beschriftete Hängemappen, die in einem entsprechenden Hängeregistraturschrank aufbewahrt werden. Die Größe, Farbe und das Design des Schrankes kann dabei ganz individuell ausgewählt werden.
Wie lange müssen Gehaltsabrechnungen aufbewahrt werden Arbeitgeber?
Aufbewahrungsfrist für Unternehmen
Jedoch betreffen Lohnabrechnungen insbesondere die Lohnsteuer. Der Gesetzgeber sieht für diese Dokumente eine Aufbewahrungsfrist von sechs Jahren vor. Alle Gehaltsabrechnungen der Arbeitnehmer müssen laut geltendem Recht daher sechs Jahre lang aufbewahrt werden.