Wofür benötigt man eine personalakte?

Gefragt von: Frau Dr. Heidi Kunz B.Sc. | Letzte Aktualisierung: 27. Juni 2021

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Personalakten sind eine Sammlung von Urkunden und Vorgängen, die die persönlichen und dienstlichen Verhältnisse eines Mitarbeiters betreffen und in einem inneren Zusammenhang mit dem Dienstverhältnis stehen; sie sollen ein möglichst vollständiges, wahrheitsgemäßes und sorgfältiges Bild über diese Verhältnisse geben.

Was bedeutet ein Eintrag in der Personalakte?

Sie enthält alle Daten und Unterlagen des Arbeitnehmers, die für das Arbeitsverhältnis relevant sind oder auch für eine Kündigung einmal wichtig werden können. So wird vor allem auch eine an den Arbeitnehmer ergangene Abmahnung als Eintrag in die Personalakte aufgenommen.

Welche Unterlagen müssen in der Personalakte sein?

Diese Dinge gehören z.B. in eine Personalakte:

Bewerbungsunterlagen.
Personalfragebogen und Ergebnis von Eignungstests.
Arbeitsvertrag mit möglichen späteren Änderungen.
Unterlagen über berufliche Qualifizierung.
Weiterbildungsmaßnahmen und Zertifikate dazu.
Krankheitsbescheinigungen.
Urlaubsanträge.

Warum legt man eine Personalakte an?

Wenn Sie Personalakten führen, dokumentieren Sie das Arbeitsverhältnis. In Personalakten werden alle Unterlagen und Schriftstücke gesammelt, die sich mit der Person eines bestimmten Mitarbeiters und der Entwicklung seines Arbeitsverhältnisses befassen.

Ist es gesetzlich verpflichtet eine Personalakte zu führen?

Zunächst einmal sei gesagt, dass keine Pflicht zur Führung einer Personalakte besteht. In aller Regel werden Unternehmen jedoch eine Akte über ihre Mitarbeiter anlegen, da es im beidseitigem Interesse liegt. Im Rahmen seiner Fürsorgepflicht hat der Arbeitgeber Personalakten sorgfältig aufzubewahren.

Stammdaten in der Personalakte | Wissen für die Ausbildung | Prozubi.de

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Hat ein Arbeitnehmer ein Recht auf Einsicht in seine Personalakte?

Bei Personalakten ist das Einsichtsrecht in § 83 Abs. 1 Betriebsverfassungsgesetz (BetrVG) geregelt. Demnach hat der Mitarbeiter eines Unternehmens das Recht, ohne Angabe von Gründen jederzeit seine Personalakte einzusehen.

Was passiert mit meiner Personalakte?

Aufbewahrungspflicht von Personalakten

Wie lange diese aufbewahrt werden sollte, ist hierbei abhängig von dem Inhalt der Akte. Generell gilt die Faustregel: Die Personalakten sollten noch für mindestens drei Jahre nach Beendigung des Beschäftigungsverhältnisses aufbewahrt werden.

Wann wird eine Personalakte angelegt?

Angelegt wird die Personalakte vom Chef. Die Unterlagen betreffen die persönlichen und dienstlichen Verhältnisse des Arbeitnehmers und müssen in Zusammenhang zum Dienstverhältnis stehen. ... Genaugenommen muss ein Arbeitgeber noch nicht einmal eine Personalakte anlegen – auch wenn er es für gewöhnlich tun wird.

Wie lange müssen Personalakten von ausgeschiedenen Mitarbeitern aufbewahrt werden?

Als Grundregel gilt: Ein Arbeitgeber muss Personalakten so lange aufbewahren, wie ein ausgeschiedener Mitarbeiter arbeitsrechtliche Ansprüche geltend machen könnte. Maßgeblich ist hier die in § 195 BGB festgelegte regelmäßige Verjährungsfrist von drei Jahren.

Wo wird die Personalakte geführt?

Über jede*n Bedienstete*n wird bei der Bezirksregierung eine Personalakte geführt. In der Personalakte sind alle Vorgänge über die dienstlichen und persönlichen Verhältnisse der Beamten*innen enthalten.

Was gehört in eine Akte?

In die Akte gehört grundsätzlich das gesamte „Schriftgut“. Das sind – mit den Worten des § 55 Abs. 3 GGO I – „alle Unterlagen, die zur Erfüllung von Aufgaben“ des jeweiligen Verwaltungsträgers „erstellt oder empfangen wurden, unabhängig von der Art des Informationsträgers und der Form der Aufzeichnung.

Wie sollte eine Personalakte aufgebaut sein?

In der Personalakte erfasst der Arbeitgeber alle Daten, die im Zusammenhang mit dem jeweiligen Arbeitsverhältnis stehen, z. B. Personaldaten, Arbeitsvertrag, Vertragsänderungen, sozialversicherungs- und steuerrechtliche Unterlagen, Entwicklung des Gehalts, Arbeitszeugnisse, aber auch Abmahnungen und die Kündigung.

Was darf nicht in der Personalakte gespeichert werden?

Dagegen haben ärztliche Unterlagen, wie die Untersuchung durch den Betriebsarzt, nichts in der Personalakte zu suchen. Gleiches gilt für Angaben über die Religionszugehörigkeit, die politische Ausrichtung des Arbeitnehmers oder Ähnliches. Unrichtige Angaben, unbegründete Abmahnungen und Co. sind ebenfalls tabu.

Was muss aus der Personalakte entfernt werden?

Sie können nicht generell verlangen, dass Dokumente aus Ihrer Personalakte vom Arbeitgeber entfernt werden. Ein Anspruch auf Entfernung besteht nur dann, wenn Dokumente falsch sind, keinen beruflichen Bezug haben, in Ihr Persönlichkeitsrecht eingreifen oder länger zurückliegen.

Was bedeutet eine Aktennotiz in der Personalakte?

In einer Aktennotiz wird ein bestimmter Vorfall festgehalten ohne daß dem Arbeitnehmer Sanktionen (z. B. die Kündigung) angedroht werden. ... Sie haben grundsätzlich das Recht zu verlangen, daß die Aktennotiz (oder die Abmahnung) aus der Personalakte entfernt wird, sofern der Inhalt nicht der Wahrheit entspricht.

Welche Rechte haben Sie als Mitarbeiter bez ihrer Personalakte?

Der Mitarbeiter (Arbeitnehmer, Beamter) hat das Recht, die Personalakte einzusehen (§ 83 Abs. 1 BetrVG). Das Recht, in die Personalakten Einsicht zu nehmen, bezieht sich auf alle Unterlagen, die über die Person des Arbeitnehmers im Betrieb vorhanden sind und besteht jederzeit, insbesondere innerhalb der Arbeitszeit.

Was passiert mit der Personalakte nach Kündigung?

Arbeitnehmern steht auch nach Beendigung des Arbeitsverhältnisses ein aus dem allgemeinen Persönlichkeitsrecht fließendes, voraussetzungsloses Recht auf Einsicht in ihre Personalakte zu. 2. In Papierform geführte Personalakten unterfallen zwar dem Schutz, nicht aber dem Auskunftsrecht nach dem BDSG.

Wird Personalakte weitergegeben?

Die Personalakte enthält alle Daten und Unterlagen, die für das Arbeitsverhältnis von Bedeutung sind. Die Personalakte darf ohne Zustimmung des Arbeitnehmers nicht an betriebsfremde Personen weitergegeben werden. ... Der Arbeitgeber ist also verpflichtet, die enthaltenen Informationen vertraulich zu behandeln.

Wie lange bleibt ein Abmahnung in der Personalakte?

Zumindest bei leichten Pflichtverstößen wird eine Abmahnung im Normalfall nach zwei bis drei Jahren aus der Personalakte entfernt werden müssen, wenn dem Arbeitnehmer bis dahin nichts vorzuwerfen ist.