Warum gibt es aufbewahrungsfristen?

Gefragt von: Veit Springer  |  Letzte Aktualisierung: 11. Februar 2021
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Warum gibt es Aufbewahrungsfristen? Mit den Regelungen zu Aufbewahrungspflichten will der Gesetzgeber sicherstellen, dass Geschäftsvorfälle auch in Zukunft noch nachvollziehbar sind – zum Beispiel aus steuerlichen Gründen, aus Haftungsgründen oder als Beweismittel vor Gericht.

Warum gibt es gesetzliche Aufbewahrungsfristen?

Die Aufbewahrung von Unterlagen ist Pflicht für Unternehmer und in einer Reihe von Gesetzen verankert. Je nach Dokumententyp gelten die gesetzlichen Aufbewahrungsfristen von 6 oder 10 Jahren. Die Aufbewahrungsfrist beschreibt den Zeitraum, in dem aufbewahrungspflichtige Schriftstücke geordnet archiviert werden müssen.

Warum müssen Schriftstücke aufbewahrt werden?

Auch bei Rechtsstreitigkeiten und Betriebsprüfungen ist es wichtig, deine Dokumente (Rechnungen, Buchungsbelege) aufzubewahren, da sie als Nachweise dienen. Aus diesen aufbewahrten Dokumenten können Vorgänge, die nicht mehr erinnerbar sind, abgeleitet werden.

Warum Aufbewahrungsfristen?

Hinter der Aufbewahrungspflicht liegt der Gedanke der Nachprüfbarkeit. Unternehmen müssen Rechenschaft über ihre finanziellen Transaktionen, ihre Situation und ihre Geschäfte bei externen Stellen ablegen. Damit ein Unternehmen kontrollierbar bleibt, müssen wichtige Geschäftsunterlagen aufbewahrt werden.

Warum 10 Jahre Aufbewahrungsfrist?

Die 10-jährige Aufbewahrungsfrist gilt aber nur unter der Voraussetzung, dass alle Steuerbescheide bestandskräftig sind. Ein nach § 165 AO vorläufiger Steuerbescheid wird erst bestandskräftig, wenn er für endgültig erklärt wird. Dies kann auch nach Ablauf der Frist von 10 Jahren sein.

Schriftgutverwaltung, Aufbewahrungsfristen

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Wann endet die 10 jährige Aufbewahrungsfrist?

Beispiel: Der Jahresabschluss für 2009 wurde im Jahr 2011 erstellt. Da er ab dem Jahr, in dem er erstellt wurde, zehn Jahre aufzubewahren ist, darf er erst ab dem 1.1.2022 vernichtet werden. Die Aufbewahrungsfrist für Verträge beginnt erst nach dem Ende der Vertragsdauer zu laufen.

Was muss länger als 10 Jahre aufbewahrt werden?

  • Fahrtkostenerstattungsunterlagen.
  • Finanzberichte.
  • Gehaltslisten.
  • Geschäftsberichte.
  • Gewinn- und Verlustrechnung.
  • Grundbuchauszüge.
  • Grundstücksverzeichnis (Inventar)
  • Gutschriftsanzeigen.

Wie lange müssen Unterlagen aufbewahrt werden?

Jeder Gewerbetreibende ist verpflichtet, geschäftliche Unterlagen über einen bestimmten Zeitraum aufzubewahren. Man unterscheidet dabei Fristen von sechs und zehn Jahren.

Wie lange muss ich Unterlagen aufheben?

Welche Papiere man wie lange behalten muss: Lebenslang aufbewahren: Ausweis, Pass, Führerschein sowie Geburts- und Heiratsurkunden sowie Sterbeurkunden von Angehörigen müssen lebenslang aufbewahrt werden. Bei Verlust kann es helfen, wenn Kopien dieser Papiere im Ordner sind.

Welche Unterlagen oder Daten unterliegen den gesetzlichen Aufbewahrungsfristen?

Nach § 257 Abs. 1 Nr. 2 und 3 HGB sind empfangene Handelsbriefe, Wiedergaben (Kopien, Durchschriften) abgesandter Handelsbriefe, Geschäftspapiere und sonstige Unterlagen mit kaufmännischer und steuerlicher Bedeutung sechs Jahre aufzubewahren.

Was muss in Papierform aufbewahrt werden?

Einige Beispiele für Aufbewahrungsfristen
  • Jahresabschlüsse (auch Eröffnungsbilanzen oder Zwischenabschlüsse)
  • Lageberichte.
  • Inventare.
  • Aufzeichnungen/Bücher (z.B. Kasse, Anlagevermögen)
  • Buchungsbelege.
  • Rechnungen (ggf. auch Lieferscheine)
  • Kontoauszüge.
  • Fahrtenbücher.

Warum bewahrt der Betrieb Dokumente auf?

Die Aufbewahrungspflicht bestimmt, Dokumente von abgeschlossenen Geschäften für eine spätere Einsicht aufzubewahren. Grund dafür könnte beispielsweise eine Betriebsprüfung sein. Geregelt wird die Aufbewahrungspflicht in der Abgabenordnung und im Handelsgesetzbuch.

Welche Unterlagen müssen in Papierform aufbewahrt werden?

Januar 2018) für folgende Dokumente:
  • Bücher und Aufzeichnungen.
  • Inventare.
  • Jahresabschlüsse und Lageberichte.
  • Bilanzen und die zu ihrem Verständnis erforderlichen Organisationsunterlagen (Vermerke und Erklärungen bezüglich eines zum Jahresabschluss durchgeführten Umbuchungen)

Wie lange müssen Fahrtenbücher aufgehoben werden?

Nähere Details bekommen Sie in unserem Artikel zum Thema. Fahrtenbücher dienen dazu, Betriebsausgaben nachzuweisen und substanziieren die Buchführung, sie werden deshalb zur zweiten Kategorie gerechnet und müssen somit 10 Jahre aufbewahrt werden.

Wie lange muss man Unterlagen von Privatinsolvenz aufbewahren?

Eine Aufbewahrungsfrist von zehn Jahren gilt für Buchungsunterlagen, Inventare, Eröffnungsbilanzen, Jahresabschlüsse, Einzelabschlüsse, Lageberichte, Konzernabschlüsse und –lageberichte, für die zu ihrem Verständnis erforderlichen Arbeitsanweisungen und sonstigen Organisationsunterlagen sowie für Buchungsbelege.

Wie lange muss man Gerichtsurteile aufbewahren?

Aufbewahrungsfrist 30 Jahre

Von einer 30-Jahre-Frist sind unter anderem Gerichtsurteile, gerichtliche Mahnbescheide und Unterlagen zu Pfändungen, Privatinsolvenz oder Krediten betroffen.

Welche Unterlagen muss ich als Privatperson aufbewahren?

Belege für die Steuererklärung

Spendenbelege müssen Privatleute nach Zugang des Steuerbescheids ein Jahr lang aufbewahren, Belege über eine Vermietung zehn Jahre und Belege rund ums Haus zwei Jahre lang. Wer mehr als 500 000 Euro im Jahr einnimmt, muss alle Belege sechs Jahre aufbewahren.

Wie lange muss ich Gehaltsabrechnungen aufheben?

Der Gesetzgeber sieht für diese Dokumente eine Aufbewahrungsfrist von sechs Jahren vor. Alle Gehaltsabrechnungen der Arbeitnehmer müssen laut geltendem Recht daher sechs Jahre lang aufbewahrt werden.

Wie lange muss man Kontoauszüge und Rechnungen aufbewahren?

1 UstG müssen Privathaushalte Rechnungen und Belege über steuerpflichtige Leistungen zwei Jahre lang aufbewahren. Der Gesetzgeber verlangt dies u.a. um Schwarzarbeit zu bekämpfen. Auch hier gilt, dass die gesetzliche Aufbewahrungsfrist erst am Ende des Jahres beginnt, in dem ein Dokument ausgestellt worden ist.

Wie lange Kontoauszüge aufbewahren Privatperson?

Privatpersonen sind in der Regel gesetzlich nicht verpflichtet, Kontoauszüge überhaupt aufzubewahren. Dennoch ist es ratsam, dies einige Jahre lang zu tun. Ein guter Anhaltspunkt ist die Verjährungsfrist von drei Jahren, die für die meisten Alltagsgeschäfte gilt.