Wann ist es zulässig, Mahngebühren zu erheben?
Gefragt von: Frau Prof. Teresa Seidl MBA. | Letzte Aktualisierung: 10. Februar 2026sternezahl: 5/5 (51 sternebewertungen)
Mahngebühren sind zulässig, wenn der Schuldner sich im Zahlungsverzug befindet, was oft nach Ablauf einer gesetzten Zahlungsfrist oder bei einem festen Fälligkeitsdatum (z.B. "30 Tage nach Rechnungsdatum") eintritt, wobei die erste Mahnung oft noch kostenlos ist und Kosten erst ab der zweiten Mahnung anfallen, es sei denn, die AGB regeln etwas anderes. Die Gebühren dürfen nur die tatsächlichen Kosten für Porto, Papier und Druck decken (oft ca. 2,50 € - 5 €), müssen dem Schuldner mitgeteilt werden und sind als Verzugsschaden zu sehen, den der Gläubiger erstattet bekommt.
Wann dürfen Mahngebühren erhoben werden?
Mahngebühren dürfen erhoben werden, nachdem der Schuldner in Zahlungsverzug geraten ist, also eine fällige Zahlung nicht geleistet wurde, oft 30 Tage nach Rechnungszugang, wenn nicht anders vereinbart oder ein konkretes Datum gesetzt wurde. Diese Gebühren müssen die tatsächlichen Kosten (Brief, Porto, Druck) decken, sind oft auf ca. 2 bis 5 Euro begrenzt und sollten transparent sein. Erst ab der zweiten Mahnung werden Gebühren oft ohne Wenn und Aber fällig, obwohl auch schon bei der ersten Mahnung Kosten anfallen können, wenn dies in den AGB oder dem Vertrag klar vereinbart wurde.
Sind Mahngebühren bei der ersten Mahnung zulässig?
Ja, Mahngebühren können schon bei der ersten Mahnung zulässig sein, aber nur, wenn der Kunde wirklich in Zahlungsverzug gerät und die Gebühren angemessen sind, d.h., die tatsächlichen Kosten für Porto, Papier, Druck und Versand (ca. 2-3 €), nicht aber Personalkosten abdecken. Oft wird die erste Mahnung als Zahlungserinnerung gebührenfrei gehalten, aber sobald der Schuldner nach der Fälligkeit gemahnt wird und die Frist verstreicht, ist er im Verzug und die Kosten dürfen berechnet werden, sofern vereinbart oder bei Geschäftskunden (§ 288 Abs. 5 BGB).
Kann eine Privatperson Mahngebühren erheben?
Mahngebühren BGB
Und das erzeugt Kosten – also Papier, Druckkosten und Porto (keine Verwaltungs- oder Computerkosten!) Haben Sie die Mahnung per E-Mail erhalten oder gesendet, dann können Privatpersonen keine Mahngebühren in Rechnung gestellt werden! Im Gesetz gibt es zu Mahngebühren keine Regelung.
Wann muss ich Mahngebühren nicht bezahlen?
Mahngebühren müssen nicht gezahlt werden, wenn sie ungerechtfertigt sind (z.B. bei falscher Rechnung), zu hoch angesetzt (oft über 2,50 €) oder vertraglich nicht vereinbart wurden; andernfalls, wenn Verzug besteht, sind sie meist fällig, besonders bei 2. Mahnung, aber man sollte bei Unklarheiten Kontakt mit dem Gläubiger suchen, um eine Eskalation (Inkasso, gerichtliche Schritte) zu verhindern, betont Gansel Rechtsanwälte, finban.io und Anwalt.de.
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Was bedeutet 271 BGB?
Bürgerliches Gesetzbuch (BGB) § 271 Leistungszeit
(2) Ist eine Zeit bestimmt, so ist im Zweifel anzunehmen, dass der Gläubiger die Leistung nicht vor dieser Zeit verlangen, der Schuldner aber sie vorher bewirken kann.
Wann ist eine Mahnung unwirksam?
Eine Mahnung ist unwirksam, wenn sie vor Fälligkeit der Forderung verschickt wird, unklare Angaben enthält (z.B. fehlender Betrag oder Frist), die Zustellung nicht nachweisbar ist, oder bei Verträgen mit Verbrauchern die speziellen Verzugshinweise fehlen. Auch eine Mahnung, die eine unberechtigt zu hohe Forderung stellt oder eine nicht erfüllte Gegenleistung (z.B. mangelhafte Ware) des Gläubigers ignoriert, kann unwirksam sein.
Sind Mahngebühren bei Zahlungserinnerung zulässig?
Nein, eine Zahlungserinnerung als erste freundliche Aufforderung sollte keine Mahngebühren enthalten, da der Schuldner rechtlich noch nicht im Verzug ist. Mahngebühren (Verzugsschaden) werden erst ab der zweiten oder späteren formellen Mahnung fällig, wenn der Schuldner durch eine klare Fristsetzung in Verzug gesetzt wurde und die Zahlung weiterhin ausbleibt.
Wie hoch darf eine Mahngebühr maximal sein?
Mahngebühren dürfen in Deutschland die tatsächlich entstandenen Kosten des Gläubigers decken, sind aber nicht gesetzlich festgelegt; die Rechtsprechung akzeptiert oft nur ca. 2,50 € bis 5,00 € pro Mahnung, da höhere Beträge (wie 9 € bei Vodafone) oft als überhöht und unzulässig eingestuft wurden, wenn sie nicht nachgewiesen werden können. Personalkosten dürfen meist nicht eingerechnet werden, nur Portokosten und Material. Bei zu hohen Gebühren können Verbraucher widersprechen, da der Gläubiger den Aufwand beweisen muss.
Kann ich als Privatperson Gebühren verlangen?
Bei privaten Kunden liegen die Mahngebühren, die im Zusammenhang mit der ersten Mahnung entstehen oft bei maximal (!) vier Euro. Alles, was darüber liegt, sollte gegebenenfalls angezweifelt werden. Hier muss das betreffende Unternehmen dann nachweisen, dass ihm die entsprechenden Kosten tatsächlich angefallen sind.
Ist eine Zahlungserinnerung dasselbe wie eine 1. Mahnung?
Ja, eine Zahlungserinnerung wird in der Praxis oft als erste Mahnung verwendet, ist aber rechtlich gesehen ein freundlicher Vorläufer; sie dient als erste höfliche Erinnerung, bevor formelle Mahnungen mit rechtlichen Konsequenzen folgen, wobei der entscheidende Unterschied oft im Ton und dem Verzicht auf Mahngebühren liegt.
Muss ich Mahngebühren zahlen, wenn mir keine Rechnung zugegangen ist?
Da dem Kunden keine Rechnung zugegangen ist, ist der Mahnende in der Beweispflicht. Er muss also nachweisbar erklären, dass der Beschuldete eine Rechnung bekommen hat und somit die Mahngebühren berechtigt sind. Dies ist normalerweise nicht der Fall oder nur schwer nachweisbar.
Welches Zahlungsziel bei erster Mahnung?
Bei der 1. Mahnung setzt man dem Kunden eine neue, meist kurze Zahlungsfrist, oft 6 bis 14 Tage, um den Verzug zu verdeutlichen und Verzugszinsen/Mahngebühren geltend machen zu können. Die Frist folgt auf eine verpasste Zahlung nach ursprünglicher Fälligkeit (oft 14 oder 30 Tage), wobei der Gesetzgeber keine starre Mindestfrist vorschreibt, aber eine angemessene Zeit gewähren sollte, um Versehen zu korrigieren.
Kann ich bei der ersten Mahnung Mahngebühren verlangen?
Ja, eine erste Mahnung darf Mahngebühren enthalten, aber nur unter bestimmten Voraussetzungen: Wenn Sie in der ursprünglichen Rechnung ein festes Zahlungsziel (Datum) genannt haben und dieses nicht eingehalten wurde, gerät der Kunde sofort in Verzug und die Gebühren sind zulässig. Fehlt eine solche Zeitangabe, sollte die erste Mahnung grundsätzlich kostenlos sein, da sie erst den Verzug herbeiführt, wie Schuldnerberatung Schulz und www.schuldnerberatung.de erklären. Die Höhe der Gebühren muss angemessen sein (oft 2 bis 5 Euro) und die tatsächlichen Kosten für Mahnung und Versand decken, außer es gibt eine klare vertragliche Regelung.
Kann ich Mahnkosten einklagen?
Ja, Mahngebühren sind einklagbar, aber nur, wenn sie angemessen sind und den tatsächlichen Kosten entsprechen, die dem Gläubiger entstehen. Unzulässig sind überhöhte Pauschalen oder Gebühren, die schon bei der ersten Erinnerung ohne Verzug berechnet werden. Wenn Sie zu Unrecht erhobene Gebühren nicht zahlen, kann der Gläubiger diese einklagen (lassen), aber Sie können der Forderung widersprechen und Nachweis verlangen, wie oben in den Suchergebnissen gezeigt, können Kunden bereits bezahlte, unzulässige Mahnkosten zurückfordern (bis zu drei Jahre lang), notfalls über eine Schlichtungsstelle.
Kann man als Privatperson mahnen?
Ja, als Privatperson können Sie definitiv eine Mahnung schreiben, z.B. wenn Ihnen jemand privat geliehenes Geld schuldet. Es gibt keine gesetzliche Formvorschrift, daher sind Brief, E-Mail oder sogar mündliche Aufforderungen erlaubt, wobei Schriftform (brieflich oder per E-Mail) wegen des Beweises empfohlen wird. Wichtig ist, dass der Schuldner eindeutig zur Zahlung aufgefordert wird, damit er in Verzug gerät, und Sie die ursprüngliche Forderung (Rechnungsnummer, Fälligkeitsdatum) klar benennen.
Bin ich verpflichtet, Mahngebühren zu bezahlen?
Ja, grundsätzlich müssen Sie Mahngebühren bezahlen, wenn Sie mit einer Zahlung in Verzug geraten sind und die Gebühren angemessen sind. Sie sind verpflichtet, die Kosten zu decken, die dem Gläubiger durch Ihre verspätete Zahlung entstehen (Verzugsschaden), aber nur, wenn der Verzug tatsächlich eingetreten ist und die Gebühren (z.B. Porto, Arbeitsaufwand) nachvollziehbar sind. Unangemessen hohe oder pauschale Gebühren, die nicht dem tatsächlichen Aufwand entsprechen, müssen Sie nicht zahlen.
Welche Höhe der Mahngebühren wird in der Rechtsprechung anerkannt?
Die Höhe der Mahnkosten muss angemessen sein. Von der Rechtsprechung anerkannt werden im Regelfall 2 bis 3 Euro, in Ausnahmefällen bis zu 5 Euro.
Kann man Mahngebühren verweigern?
Ja, grundsätzlich darf ein Gläubiger Gebühren verlangen, wenn eine Rechnung nicht pünktlich beglichen wurde. Allerdings müssen diese Gebühren in einem angemessenen Rahmen bleiben. Laut Rechtsprechung dürfen Mahnkosten nur den tatsächlichen Aufwand des Gläubigers widerspiegeln.
Kann ein Privatperson Mahngebühren erheben?
Ja, als Privatperson können Sie Mahngebühren verlangen, aber nur, wenn der Schuldner in Verzug ist und die Gebühren die tatsächlichen Kosten für Mahnung (Porto, Papier) decken, nicht aber Verwaltungs- oder Personalkosten; typischerweise sind 2-3 Euro als Pauschale erlaubt, alles darüber muss der Gläubiger nachweisen, da der BGH pauschale Gebühren über 2,50 € (in bestimmten Fällen) für unzulässig erklärte.
Was kann ich tun, wenn die Mahngebühren zu hoch sind?
Wichtig: Sind die Mahngebühren zu hoch, müssen Sie diese nicht zahlen. Begleichen Sie die offene Rechnung und verlangen Sie eine Aufstellung der Kosten. Dasselbe gilt für Verzugszinsen sowie Anwalts- oder Inkassogebühren. Legen Sie Widerspruch gegen die Kosten ein.
Welche Höhe ist für Mahngebühren zulässig?
Mahngebühren dürfen in Deutschland die tatsächlich entstandenen Kosten des Gläubigers decken, sind aber nicht gesetzlich festgelegt; die Rechtsprechung akzeptiert oft nur ca. 2,50 € bis 5,00 € pro Mahnung, da höhere Beträge (wie 9 € bei Vodafone) oft als überhöht und unzulässig eingestuft wurden, wenn sie nicht nachgewiesen werden können. Personalkosten dürfen meist nicht eingerechnet werden, nur Portokosten und Material. Bei zu hohen Gebühren können Verbraucher widersprechen, da der Gläubiger den Aufwand beweisen muss.
Wer muss den Zugang einer Mahnung beweisen?
Bei einer Mahnung trägt der Absender (Gläubiger) die volle Beweislast für den Zugang beim Empfänger (Schuldner), besonders bei E-Mails, wo der Absender beweisen muss, dass die E-Mail tatsächlich den Posteingang erreicht hat und der Empfänger sie zur Kenntnis nehmen konnte (laut LAG Köln, BGH). Bei Briefen hilft ein Einschreiben, bei E-Mails ist der Zugang schwierig zu beweisen, weshalb der Absender nachweisen muss, dass er die Mahnung verschickt hat, aber der Empfänger muss sich nicht aktiv um den Empfang kümmern (kein Anscheinsbeweis durch bloßes Absenden). Der Schuldner kommt in Verzug, wenn die Mahnung nachweislich zugestellt wurde, ansonsten trägt der Gläubiger das Risiko für den Zugang.
Wie viel Zeit zwischen Zahlungserinnerung und Mahnung?
§286 Abs. 3 BGB spätestens 30 Tage nach Rechnungszugang ein. Nach 30 Tagen kann eine Mahnung verfasst werden. Bei ausbleibender Zahlung können Mahngebühren und Verzugszinsen geltend gemacht werden.
Welche Mahngebühren können bei einer Mahnung per E-Mail verlangt werden?
Für Mahnungen per E-Mail dürfen in Deutschland grundsätzlich keine Mahngebühren berechnet werden, da dem Absender keine direkten Kosten (wie Porto, Papier, Druck) entstehen, sondern nur Personal- und Verwaltungskosten, die dem allgemeinen Geschäftsbetrieb zugeordnet werden und nicht erstattungsfähig sind. Eine Ausnahme besteht für Geschäftskunden (B2B) mit einer gesetzlichen Pauschale von 40 Euro nach § 288 Abs. 5 BGB, aber auch hier müssen die eigentlichen Kosten (Porto/Druck) erstattet werden, wenn sie höher sind, wobei die E-Mail-Mahnung keine dieser Kosten verursacht. Bei überhöhten Gebühren sollte man widersprechen und nur den Rechnungsbetrag zuzüglich Verzugszinsen und maximal ca. 2,50 € bis 5 € Mahnkosten zahlen.