Was machen, wenn Belege fehlen?

Gefragt von: Frau Prof. Dr. Martina Sonntag MBA.  |  Letzte Aktualisierung: 1. Februar 2026
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Generell dienen Eigenbelege als Ersatz für eine Rechnung bzw. Quittung. Sie werden daher oft auch als Ersatzbelege oder Notbelege bezeichnet. Im Falle, dass es für einen Geschäftsvorfall keine Belege gibt, müssen daher von dir stellvertretend Eigenbelege erstellt und beim Finanzamt vorgelegt werden.

Was kann ich tun, wenn Belege fehlen?

Wenn ein Beleg - aus welchem Grund auch immer – fehlt, kommt der Eigenbeleg oder Ersatzbeleg zum Zug. Einen Eigenbeleg zu schreiben ist mit Vorlage einfach und schnell, da Sie nur die entsprechenden Felder ausfüllen müssen.

Was tun, wenn man Belege nicht nachweisen kann?

📌 Kurz & Knapp

  1. Eigenbelege helfen bei verlorenen oder fehlenden Quittungen.
  2. Sie eignen sich für kleinere Beträge bis 150 Euro.
  3. Es gibt keinen Anspruch auf Anerkennung durch das Finanzamt.
  4. Du solltest einen Eigenbeleg gut begründen und ergänzend Nachweise beilegen.

Was passiert, wenn man keine Belege mehr hat?

Bei fehlenden Belegen kann der Verkäufer eine Ersatzquittung ausstellen. Kontoauszüge oder Kreditkarten dokumentieren den Kauf bei Kartenzahlung.

Kann man einen Beleg nachfordern?

Verlorene oder fehlende Belege: Wenn ein Beleg oder eine Rechnung verloren gegangen ist und nicht mehr beschafft werden kann, kann ein Eigenbeleg als Ersatz dienen.

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Was tun, wenn man einen Kassenbon verloren hat?

Wenn Sie Ihren Kassenbon verloren haben, können Sie oft trotzdem reklamieren oder umtauschen, indem Sie den Kauf z. B. mit einem Kontoauszug, Kreditkartenabrechnung, App-Historie (bei Online-Käufen) oder Produktetiketten nachweisen, da das Gewährleistungsrecht gilt. Falls das nicht klappt, fragen Sie im Geschäft nach einer Kopie, erstellen Sie einen Eigenbeleg (für die Buchhaltung) oder wenden Sie sich an die Verbraucherzentrale. 

Wie finde ich einen verlorenen Kassenbon wieder?

Falls Sie einen Kassenbon verloren haben, gehen Sie am besten dorthin, wo Sie ihn gekauft haben . Die meisten Geschäfte können Ihre Bestellung finden und Ihnen einen neuen Kassenbon ausdrucken, sofern Sie mit Kredit- oder Debitkarte bezahlt haben.

Wie geht man mit fehlenden Belegen um?

Falls eine Quittung verloren geht oder unleserlich ist, sollte der Mitarbeiter anstelle des Dokuments Angaben zur Transaktion (Lieferant, Datum, Betrag und geschäftlicher Zweck) machen, und ein Manager oder Administrator sollte die Ausnahme prüfen und genehmigen.

Was passiert, wenn Belege in der Steuererklärung fehlen?

Kostenabzug ohne Beleg – geht das? Grundsätzlich gilt im Steuerrecht der Grundsatz: "Keine Buchung ohne Beleg." Fehlt ein Beleg, ist der Kostenabzug gefährdet – denn berufliche oder betriebliche Ausgaben müssen nachgewiesen werden.

Wie erhalte ich einen Kaufbeleg, wenn ich meine Quittung verloren habe?

Zusammenfassend lässt sich sagen: Wenn Sie einen Kassenbon verlieren, geraten Sie nicht in Panik. Sie können im Geschäft nach einer Kopie fragen oder Kontoauszüge als Kaufnachweis verwenden . Darüber hinaus können Sie durch gute Gewohnheiten, wie das sofortige Aufbewahren von Kassenbons und die Nutzung digitaler Tools zur Belegverwaltung, zukünftige Probleme mit verlorenen Kassenbons vermeiden.

Was akzeptiert das Finanzamt ohne Belege?

In den meisten Fällen billigt das Finanzamt weiterhin die beleglose Angabe der Werbungskosten bis 110 Euro. Typische Arbeitsmittel sind: Für Kontoführungsgebühren gilt eine Nichtbeanstandungsgrenze von 16 Euro. Das Finanzamt akzeptiert diesen Betrag auch bei einem kostenlosen Girokonto.

Wie lange darf das Finanzamt Belege nachfordern?

Auf den Punkt: Grundsätzlich verjähren Steuerschulden nach einer gewissen Zeit. Möglich sind vier oder fünf Jahre nach dem Jahr, in dem du die Steuererklärung abgegeben hast. Unternehmen und Selbstständige müssen geschäftliche Kontoauszüge acht Jahre lang aufbewahren, da sie als Buchungsbelege gelten.

Was muss ich tun, wenn mein Bewirtungsbeleg fehlt?

Aufgrund des Fehlens eines Gaststättenbelegs muss der Unternehmer einen Eigenbeleg mit den vorgenannten Angaben erstellen. Nur so kann der Betriebsausgabenabzug zu 70 % steuerlich geltend gemacht werden. Die separate Verbuchung als Bewirtungsaufwendungen ist dabei ebenfalls notwendig.

Kann ich einen Kontoauszug als Kassenbon verwenden?

Kontoauszug statt Kassenbon

Wer seinen Kassenbon nicht mehr findet, das Geschenk aber mit Karte oder Smartphone bezahlt hat, hat eine gute Alternative: Denn auf dem Kontoauszug sind die Kartenumsätze dokumentiert. So kann der Kontoauszug oft auch als Nachweis für den Kauf des Weihnachtsgeschenks dienen.

Wie erstelle ich einen Ersatzbeleg?

Um einen Ersatzbeleg (Eigenbeleg) zu erstellen, notieren Sie alle relevanten Informationen wie Zahlungsempfänger, Datum der Ausgabe, Betrag, Art der Leistung/Ware, Grund für den fehlenden Originalbeleg und Ihre Unterschrift auf einem Blatt Papier oder in einer Vorlage, da ein Eigenbeleg eine lückenlose Dokumentation für das Finanzamt darstellen muss, um Ausgaben abzusetzen.
 

Was tun, wenn eine Rechnung fehlt?

Ein Eigenbeleg dient als Ersatzbeleg, wenn eine Rechnung oder Quittung fehlt. Er ist besonders für kleinere Beträge bis 250 € unproblematisch und wird vom Finanzamt anerkannt, wenn die Ausgabe betriebsbedingt und glaubhaft ist.

Kann das Finanzamt meine Belege einsehen?

Belege lassen sich direkt beim Ausfüllen der Steuererklärung in Mein ELSTER hochladen. Belege müssen nicht mehr kopiert oder ausgedruckt und versandt werden. Das Finanzamt kann Belege bei Bedarf direkt einsehen und so die Bearbeitung der Steuererklärung beschleunigen.

Was tun, wenn Unterlagen für die Steuererklärung fehlen?

Belege müssen nicht mehr direkt mit der Steuererklärung eingereicht werden. Das Finanzamt kann Belege stichprobenartig anfordern. Fehlt ein Beleg, kann das Amt die Ausgabe in Ihrer Steuererklärung streichen.

Kann ich die Steuererklärung ohne Belege abgeben?

Seit 2017 gilt die sogenannte Belegvorhaltepflicht. Das heißt: Sie können die Steuererklärung ohne Belege abgeben, müssen diese aber aufbewahren. Bis 2016 war jede/r Steuerzahler/in verpflichtet, bestimmte Belege mit seiner Steuererklärung direkt beim Finanzamt einzureichen.

Welche Arten von Belegen gibt es?

Es gibt hauptsächlich zwei Arten von Belegen: Eigenbelege (intern erstellt, z.B. Ausgangsrechnungen) und Fremdbelege (von Dritten erhalten, z.B. Eingangsrechnungen), sowie Ersatzbelege (Notbelege) für Ausnahmefälle. Man kann sie auch nach Format unterscheiden (Rechnungen, Quittungen, Kontoauszüge) oder als Einzel- und Sammelbelege (z.B. Lohnlisten). 

Was tun, wenn der Kassenbon verloren gegangen ist?

Wenn Sie Ihren Kassenbon verloren haben, können Sie oft trotzdem reklamieren oder umtauschen, indem Sie den Kauf z. B. mit einem Kontoauszug, Kreditkartenabrechnung, App-Historie (bei Online-Käufen) oder Produktetiketten nachweisen, da das Gewährleistungsrecht gilt. Falls das nicht klappt, fragen Sie im Geschäft nach einer Kopie, erstellen Sie einen Eigenbeleg (für die Buchhaltung) oder wenden Sie sich an die Verbraucherzentrale. 

Kann man einen Kassenzettel nachfordern?

Ja, einen Kassenbon nachträglich zu bekommen ist oft möglich, indem man direkt beim Händler nachfragt und sich auf die Bonpflicht beruft, die eine Ausstellung vorschreibt. Digitale Systeme ermöglichen oft einen Nachdruck aus dem Kassenjournal, bei Loyalty-Programmen wie PAYBACK oder DeutschlandCard gibt es spezielle Apps oder Terminals, um Bons nachzutragen, auch wenn die Fristen kurz sind. Für Gewährleistungsansprüche (Reklamation) genügt oft auch ein Zahlungsnachweis wie ein Kontoauszug. 

Kann ich ohne Kassenbon umtauschen?

Ja, du kannst oft auch ohne Kassenbon umtauschen, besonders bei Mängeln (Gewährleistung), da hier der Kaufnachweis entscheidend ist (z.B. Kontoauszug, Kreditkartenabrechnung, E-Mail). Beim freiwilligen Umtausch (Kulanz) können Händler den Bon verlangen, aber auch hier helfen alternative Nachweise oft weiter; freundlich nachfragen ist immer eine gute Idee. 

Kann ich ohne Kaufnachweis reklamieren?

✅ Auch ohne Kassenbon kannst du reklamieren, wenn du den Kauf anderweitig nachweisen kannst. Der Kassenbon ist kein gesetzliches Muss – wichtig ist nur, dass du zeigen kannst, wo und wann du das Produkt gekauft hast. ✅ Deine gesetzlichen Gewährleistungsrechte gelten 2 Jahre lang – unabhängig vom Bon.