Wer muss ab 2025 E-Rechnungen empfangen können?

Welche Unternehmen müssen elektronische Rechnungen empfangen?

Seit dem 1. Januar 2025 ist die elektronische Rechnung (E-Rechnung) im Geschäftsverkehr zwischen Unternehmen (B2B) in Deutschland verpflichtend. Die gesetzliche Grundlage wurde im März 2024 mit der Verabschiedung des Wachstumschancengesetzes gelegt.

Kann ich eine Rechnung in Papierform verlangen?

Teilt ein Kunde dem Händler aber ausdrücklich mit, dass er keine elektronische Rechnung wünscht, so muss der Händler dem Kunden die Rechnung in Papierform übermitteln.

Sind PDF-Rechnungen elektronische Rechnungen?

Eine PDF-Datei ist keine E‑Rechnung.

Eine E‑Rechnung stellt Rechnungsinhalte in einem strukturierten maschinenlesbaren Datensatz dar. Eine Bilddatei, ein PDF oder eine eingescannte Papierrechnung erfüllen diese gesetzlichen Anforderungen nicht.

Kann ich den Empfang einer E-Rechnung verweigern?

Die Entgegennahme einer elektronischen Rechnung kann jedoch nicht verweigert werden. Eine per E-Mail versandte Rechnung im PDF-Format gilt ab 2025 nicht mehr als elektronische Rechnung!

Kann ich auf Papierrechnung bestehen?

Kann man auf eine Papierrechnung bestehen? Theoretisch ja, praktisch nein, denn die Arbeit mit Papier ist bei E-Rechnungen ausgeschlossen.

Wie kann ich kostenlos E-Rechnungen empfangen?

E-Rechnungen kostenlos zu empfangen ist möglich, oft reicht eine normale E-Mail-Adresse, aber für die Verarbeitung gibt es kostenlose Tools wie den Quba-Viewer (Windows, Mac, Linux) oder den kostenfreien Viewer der Finanzverwaltung über das ELSTER-Portal, die das maschinenlesbare XML-Format (XRechnung) lesbar machen. Anbieter wie Accountable oder spezielle Lösungen wie easybill bieten auch kostenfreie Empfangsfunktionen, während Sie Rechnungen oft auch einfach per E-Mail erhalten und dann hochladen können. 

Welche E-Mail-Adresse sollte ich für Rechnungen verwenden?

Eine Rechnungsmailadresse ist eine spezielle E-Mail-Adresse (z. B. [email protected]), an die elektronische Rechnungen gesendet werden, um die Buchhaltung zu vereinfachen und die Bearbeitung zu beschleunigen, besonders bei Firmenkunden. Sie ermöglicht die direkte Weiterleitung an die zuständige Abteilung, erfordert aber eine korrekte, revisionssichere elektronische Archivierung gemäß den GoBD-Richtlinien (Grund Sätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff).
 

Für wen ist die E-Rechnung Pflicht ab 2025?

Alle Unternehmen im inländischen B2B-Bereich müssen elektronische Rechnungen versenden. Laut BMF-Schreiben vom 14. Juli 2025 gilt die neue Fassung der GoBD (Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff).

Was sind die Nachteile der E-Rechnung?

Nachteile der E-Rechnung

• Technische Umstellung: Für manche Unternehmen kann die Einführung der E-Rechnung technische Hürden mit sich bringen. ...
• Kosten für Software: Die Anschaffung von Buchhaltungssoftware, die E-Rechnungen erstellen kann, ist oft mit Kosten verbunden.

Ist die E-Rechnung bei der Vermietung verpflichtend?

Seit dem 1. Januar 2025 müssen alle Vermieter (privat und gewerblich) E-Rechnungen empfangen, verarbeiten und archivieren können, auch bei umsatzsteuerfreien Wohnraumvermietungen, da sie als Unternehmer gelten. Gewerbliche Vermieter müssen auch E-Rechnungen ausstellen, z.B. für Gewerbeobjekte. Ein E-Mail-Postfach reicht für den Empfang, aber die Rechnungen müssen maschinell auswertbar und revisionssicher gespeichert werden (z.B. ZUGFeRD, XRechnung), wobei für den Versand an Geschäftskunden Übergangsfristen gelten.
 

Ist die elektronische Rechnung (E-Rechnung) in Deutschland verpflichtend?

Eine E-Rechnung im Sinne der EU-Norm ist im Unterschied zu einer eingescannten Papier- oder PDF-Rechnung eine in einem strukturierten Format ausgestellte Rechnung, die elektronisch übermittelt und empfangen wird sowie eine automatische Verarbeitung ohne Medienbrüche ermöglicht.

Was passiert, wenn ich keine E-Rechnung empfangen kann?

Kann die E-Rechnung nicht empfangen werden oder wird die Annahme verweigert scheidet mangels Empfang der Rechnung auch ein Vorsteuerabzug aus. In diesem Fall hat der Unternehmer auch kein Anrecht auf eine alternative Ausstellung einer sonstigen Rechnung (zum Beispiel auf Papier oder als PDF).

Ist die E-Rechnung schon Pflicht?

Ja, die E-Rechnungspflicht (elektronische Rechnung) für Umsätze zwischen deutschen Unternehmen (B2B) gilt seit dem 1. Januar 2025, eingeführt durch das Wachstumschancengesetz, wobei Unternehmen sie empfangen können müssen, während die volle Ausstellpflicht und spezifische Formate (wie XRechnung oder ZUGFeRD 2.0) mit Übergangsfristen bis 2028 verbindlich werden. Ziel ist die Bekämpfung von Steuerbetrug (MwSt-Lücke) und die Digitalisierung, wobei PDF-Rechnungen und Papier weiterhin in Übergangsphasen zulässig sind, bis 2028 aber nur mit Zustimmung des Empfängers oder bei Kleinunternehmern.
 

Wie lange sind PDF-Rechnungen noch zulässig?

Nur bis zum Jahresende 2024 ist PDF als elektronisches Format zulässig. Ab 2025 schreibt die Regierung vor, welche Formate zu verwenden sind. Diese müssen der Europäischen Norm EN-16931 entsprechen. Die zwei gängigsten Formaten sind hier die XRechnung und die ZUGFeRD Rechnung.

Wer ist verpflichtet, elektronische Rechnungen zu empfangen?

Seit 1. Januar 2025 ist jedes Unternehmen verpflichtet, elektronische Rechnungen zu empfangen. Die Finanzverwaltung hat ein Tool zur Verfügung gestellt, mit dem Unternehmen diese E-Rechnungen lesbar machen können. Dabei wird lediglich die Rechnung im xml-Format in das Tool hochgeladen.

Wer muss ab 2025 auf E-Rechnungen umstellen?

ab dem 1.1.2027 ist man zur Ausstellung einer E-Rechnung verpflichtet, wenn der Umsatz im Jahr 2026 mehr als 800.000 Euro betragen hat. ab dem 1.1.2028 ist die E-Rechnung im inländischen B2B-Bereich für alle Pflicht – also auch für Unternehmen bis 800.000 Euro Umsatz.

Wer muss ab 2025 E-Rechnungen verschicken?

Alle Unternehmen müssen ab 2025 E-Rechnungen empfangen können, und ab 2027/2028 müssen sie diese auch versenden: Zuerst große Unternehmen (> 800.000 € Umsatz), dann alle anderen, aber nur für inländische B2B-Geschäfte (zwischen Unternehmen), wobei Übergangsfristen für das Versenden gelten; bei B2C-Umsätzen an Privatkunden und innergemeinschaftlichen/internationalen Geschäften gibt es noch Ausnahmen.
 

Sind handschriftliche Rechnungen noch erlaubt?

Ja, Rechnungen können handschriftlich sein, davon wird aber abgeraten. Hier findest du Informationen zu den Risiken und Vorteilen handschriftlicher Rechnungen. Rechnungen sind detaillierte Auflistungen von Waren oder Diensten sowie Zahlungsbedingungen für einen Kunden.

Welche Unternehmen müssen E-Rechnungen empfangen können?

Der Empfang von E-Rechnungen wird in Deutschland ab dem 1. Januar 2025 für alle Unternehmen verpflichtend, wobei die Pflicht zum Versand später (gestaffelt ab 2027/2028) kommt. Sie können E-Rechnungen über eine dedizierte E-Mail-Adresse empfangen, die in Ihr Buchhaltungssystem integriert wird, oder über spezielle Portale/Dienstleister. Wichtig ist, dass die Rechnungen maschinell auslesbar sind (z.B. im XRechnung- oder ZUGFeRD-Format) und revisionssicher archiviert werden müssen.