Was darf ins personaldossier?
Gefragt von: Roberto Niemann | Letzte Aktualisierung: 30. Mai 2021sternezahl: 4.3/5 (40 sternebewertungen)
Was gehört nicht in ein Personaldossier?
1 PG ergibt sich, dass Personendaten, die für das Arbeitsverhältnis nicht notwendig sind, nicht ins Personaldossier abgelegt werden dürfen. Nicht ins Dossier gehören weiter (Akten-)Notizen zum ausschliesslich persönlichen Gebrauch, als Gedächtnisstütze oder persönliche Arbeitshilfe (§ 22 Abs. 3 VVO).
Wer hat Einsicht ins Personaldossier?
Gemäss Art. 8 DSG haben Arbeitnehmer Anspruch auf Auskunft über den gesamten Inhalt ihres Personaldossiers. Der Arbeitgeber ist somit verpflichtet, die Auskunft schriftlich und kostenlos zu erteilen.
Wer hat Zugriff auf Personaldaten?
Das Auskunftsrechts des Mitarbeiters
Jeder Mitarbeiter hat das Recht auf Auskunft über seine Personalakte. Mitarbeiter dürfen jederzeit die Einsichtnahme beantragen, um die Richtigkeit der erfassten Daten zu überprüfen und bei Bedarf anpassen zu lassen.
Wie lange müssen Personaldossiers aufbewahrt werden?
10 Jahre nach Beendigung des Arbeitsverhältnisses (aufzubewahren sind v.a. Dokumente aus den letzten ein bis zwei Jahren des Arbeitsverhältnisses). Es empfiehlt sich: In regelmässigen Abständen zu überprüfen, ob Personaldaten richtig/aktuell sind bzw. weiterhin benötigt werden.
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Wie lange dürfen Bewerberdaten aufbewahrt werden?
„Drei Monate darf man Bewerbungsunterlagen auf jeden Fall aufbewahren, eine Aufbewahrung von bis zu sechs Monaten ist in der Regel aber noch vertretbar “, sagt Baumann. Und sollte es vorher zu einer Klage kommen, dürfen Arbeitgeber die Unterlagen sowieso länger aufbewahren.
Wie lange müssen Arbeitsverträge aufbewahrt werden?
Aufbewahrungsfrist für Arbeitsvertrag: Bis zum Jobwechsel oder Rente empfohlen. In der Regel müssen Sie den aktuellen Arbeitsvertrag nur bis zum Jobwechsel aufbewahren. Das gilt auch für sämtliche Vertragsänderungen, individuelle Abreden, Schreiben des Arbeitgebers, Betriebsvereinbarungen und Tarifverträge.
Wer darf Lohnabrechnung einsehen?
Nur berechtigte Personen dürfen die Lohnabrechnung eines Mitarbeiters einsehen. Dazu gehören mit der Erhebung und Verarbeitung vom Unternehmen betraute Personen sowie der Empfänger der Gehaltsabrechnung.
Wer darf Gehalt sehen?
Der Betriebsrat kann für seine Kontrollaufgaben die Gehaltslisten einsehen – einschließlich der vollen Namen der Beschäftigten. Anonyme Listen reichen nicht aus. Die Einsicht darf ohne Überwachung durch den Arbeitgeber erfolgen.
Wer darf Personalakten führen?
In aller Regel sind nur der Arbeitgeber selbst sowie befugte Personaler berechtigt, Personalakten zu führen und zu verwalten. Generell ist der Inhalt der Akte vertraulich zu behandeln, die Weitergabe an Dritte Personen ist verboten.
Welche Unterlagen muss ein Arbeitgeber aufbewahren?
Arbeitgeber müssen Lohnunterlagen, die Beitragsabrechnungen und Beitragsnachweise sowie die Bescheinigungen für den Arbeitnehmer bis zum Ende des Kalenderjahres, das auf die letzte Betriebsprüfung folgte, aufbewahren.
Wie müssen Personalakten aufbewahrt werden?
Nur wenige Mitarbeiter und Mitarbeiterinnen der Personalabteilung dürfen Zugriff auf die Personalakten haben. Und natürlich stehen die Akten auch nicht offen im Büro herum, sondern sind idealerweise in einem abschließbaren, massiven Schrank aufbewahrt.
Wie lange bleibt eine Aktennotiz in der Personalakte?
Eine zeitliche Beschränkung, wie lange die Aktennotiz in der Personalakte verbleiben darf, gibt es grundsätzlich nicht. Allerdings verliert eine Aktennotiz (wie übrigens eine Abmahnung auch) mit der Zeit ihre Wirkung, wenn sich der Arbeitnehmer nichts zu schulden kommen läßt.
Welche Daten darf der Arbeitgeber einfordern?
Arbeitgeber dürfen laut Bundesdatenschutzgesetz (BDSG) nur Mitarbeiterdaten speichern und verarbeiten, die zur Durchführung des Beschäftigungsverhältnisses erforderlich sind. Dazu gehören vor allem die Stammdaten der Arbeitnehmer sowie Angaben zur Ausbildung und zur beruflichen Qualifikation.
Wer darf Mitarbeitergespräche einsehen?
Nur Personen, die aufgrund ihrer Funktion Zugang zu den Mitarbeiterdaten haben müssen, dürfen diese auch einsehen. Das sind zum einen die direkten Vorgesetzten, aber auch die Chefin oder der Chef des direkten Vorgesetzten gehören dazu.
Wer darf den Arbeitsvertrag sehen?
Dem Arbeitnehmer selbst steht gemäß § 83 Abs. 1 S. 1 BetrVG ohne Einschränkungen ein Einsichtsrecht in seine Personalakte zu. Auch die besonders sensiblen Daten, oder ihn betreffende, von der Personalakte ausgelagerte Schriftstücke (z.B. die BEM-Akte) darf er einsehen.
Sind Gehälter personenbezogene Daten?
Dies ist nicht der Fall. Als Mitarbeiter der Personalabteilung unterliegt er nämlich dem Datengeheimnis im Sinne von § 5 BDSG. Die Verletzung des Datengeheimnisses kann mit empfindlichen Bußgeldern oder sogar Freiheitsstrafen geahndet werden.
Wie lange müssen Personalakten von ausgeschiedenen Mitarbeitern aufbewahrt werden?
Als Grundregel gilt: Ein Arbeitgeber muss Personalakten so lange aufbewahren, wie ein ausgeschiedener Mitarbeiter arbeitsrechtliche Ansprüche geltend machen könnte. Maßgeblich ist hier die in § 195 BGB festgelegte regelmäßige Verjährungsfrist von drei Jahren.
Sollte man Arbeitsverträge aufbewahren?
Arbeitsvertrag. Theoretisch braucht man den alten Arbeitsvertrag natürlich nicht mehr, sobald man einen neuen Job hat. ... In der Praxis ist es aber sowieso sinnvoll, alte Arbeitsverträge, Kündigungsschreiben und Ähnliches dauerhaft aufzuheben.