Was gehört in ein personaldossier?

• Bewerbungsunterlagen.
• Arbeitsvertrag.
• Abmahnungen (können nach bestimmter Zeit gelöscht werden)
• Besondere Vereinbarungen.
• Schriftwechsel.
• Angaben zur Sozialversicherung.
• Krankenkasse.
• Steuerunterlagen.

Hat ein Arbeitnehmer ein Recht auf Einsicht in seine Personalakte?

Bei Personalakten ist das Einsichtsrecht in § 83 Abs. 1 Betriebsverfassungsgesetz (BetrVG) geregelt. Demnach hat der Mitarbeiter eines Unternehmens das Recht, ohne Angabe von Gründen jederzeit seine Personalakte einzusehen.

Welche Daten eines Mitarbeiters werden in den Personalakten festgehalten?

In einer Personalakte fasst der Arbeitgeber alle Unterlagen zusammen, die in Zusammenhang mit einem bestimmten Arbeitsverhältnis stehen. Darin befinden sich unter anderem Dokumente wie die Bewerbung des Mitarbeiters, dessen Zeugnisse, der Arbeitsvertrag sowie Angaben zur Kranken- und Rentenversicherung.

Welche Unterlagen muss ein Arbeitgeber aufbewahren?

Arbeitgeber müssen Lohnunterlagen, die Beitragsabrechnungen und Beitragsnachweise sowie die Bescheinigungen für den Arbeitnehmer bis zum Ende des Kalenderjahres, das auf die letzte Betriebsprüfung folgte, aufbewahren.

Welche Personalunterlagen müssen im Original aufbewahrt werden?

Alle Dokumente – egal welcher Art (Personaldaten, Arbeitszeugnisse, Abmahnungen etc.) – müssen sicher und fristgerecht aufbewahrt werden.

Welche Unterlagen müssen wie lange aufbewahrt werden Privatperson?

Eine gesetzliche Aufbewahrungsfrist für Privatleute gibt es nicht. „Es empfiehlt sich aber, die Belege drei Jahre parat zu haben.

Wer hat Zugriff auf Personaldaten?

Die Personalakte ist gemäß Datenschutz vertraulich zu behandeln. Sie muss ausreichend vor unbefugter Einsichtnahme gesichert sein (gemäß § 9 BDSG). Nur Personen, die in der Personalverwaltung arbeiten oder mit Personalangelegenheite betraut sind, dürfen die Akte einsehen.

Wie lange müssen Personaldossiers aufbewahrt werden?

10 Jahre nach Beendigung des Arbeitsverhältnisses (aufzubewahren sind v.a. Dokumente aus den letzten ein bis zwei Jahren des Arbeitsverhältnisses). Es empfiehlt sich: In regelmässigen Abständen zu überprüfen, ob Personaldaten richtig/aktuell sind bzw. weiterhin benötigt werden.

Welche Daten darf der Arbeitgeber einfordern?

Arbeitgeber dürfen laut Bundesdatenschutzgesetz (BDSG) nur Mitarbeiterdaten speichern und verarbeiten, die zur Durchführung des Beschäftigungsverhältnisses erforderlich sind. Dazu gehören vor allem die Stammdaten der Arbeitnehmer sowie Angaben zur Ausbildung und zur beruflichen Qualifikation.

Wie erstellt man eine Personalakte?

Die Personalakte handelt ist einen Ordner oder ein elektronisches Verzeichnis, in dem arbeitsrelevante Unterlagen des Arbeitnehmers gesammelt werden. Angelegt wird die Akte vom Chef beziehungsweise der Personalabteilung. ... Auch gibt es keine Pflicht für Arbeitgeber, überhaupt eine solche Akte über Mitarbeiter zu führen.

Wie müssen Personalakten aufbewahrt werden?

Idealerweise sind Personalakten auf Papier also in Büroräumen aufbewahrt, zu denen nicht jeder Zutritt hat. Nur wenige Mitarbeiter und Mitarbeiterinnen der Personalabteilung dürfen Zugriff auf die Personalakten haben.

Wann Personalakten vernichten?

Die komplette Personalakte eines Arbeitnehmers sollte grundsätzlich erst dann vernichtet werden, wenn wirklich alle gegenseitigen Ansprüche aus dem Arbeitsverhältnis vollständig erfüllt sind.

Warum müssen Unterlagen aufbewahrt werden?

Hinter der Aufbewahrungspflicht liegt der Gedanke der Nachprüfbarkeit. Unternehmen müssen Rechenschaft über ihre finanziellen Transaktionen, ihre Situation und ihre Geschäfte bei externen Stellen ablegen. Damit ein Unternehmen kontrollierbar bleibt, müssen wichtige Geschäftsunterlagen aufbewahrt werden.

Wie lange muss ein Arbeitgeber lohnunterlagen aufbewahren?

Bei den Lohnunterlagen, die gleichzeitig auch für die Gewinnermittlung von Bedeutung sind, gilt eine Aufbewahrungsfrist von 10 Jahren. So müssen all die Dokumente, die den Lohnunterlagen angehören, aber auch der Gewinnermittlung länger aufgehoben werden, als die anderen Unterlagen.

Wie lange müssen Gehaltsabrechnungen aufbewahrt werden Arbeitgeber?

Aufbewahrungsfrist für Unternehmen

Jedoch betreffen Lohnabrechnungen insbesondere die Lohnsteuer. Der Gesetzgeber sieht für diese Dokumente eine Aufbewahrungsfrist von sechs Jahren vor. Alle Gehaltsabrechnungen der Arbeitnehmer müssen laut geltendem Recht daher sechs Jahre lang aufbewahrt werden.

Welche Unterlagen müssen 30 Jahre aufbewahrt werden?

Für Unterlagen, die gerichtliche und anwaltliche Verfahren betreffen, gilt die Aufbewahrungsfrist 30 Jahre lang, beispielsweise für: Mahnbescheide. Prozessakten. Urteile.

Warum wird eine Personalakte angelegt?

Wenn Sie Personalakten führen, dokumentieren Sie das Arbeitsverhältnis. In Personalakten werden alle Unterlagen und Schriftstücke gesammelt, die sich mit der Person eines bestimmten Mitarbeiters und der Entwicklung seines Arbeitsverhältnisses befassen.

Welche Funktion hat die Personalakte?

Personalakten sind eine Sammlung von Urkunden und Vorgängen, die die persönlichen und dienstlichen Verhältnisse eines Mitarbeiters betreffen und in einem inneren Zusammenhang mit dem Dienstverhältnis stehen; sie sollen ein möglichst vollständiges, wahrheitsgemäßes und sorgfältiges Bild über diese Verhältnisse geben.

Was bedeutet ein Eintrag in die Personalakte?

Sie enthält alle Daten und Unterlagen des Arbeitnehmers, die für das Arbeitsverhältnis relevant sind oder auch für eine Kündigung einmal wichtig werden können. So wird vor allem auch eine an den Arbeitnehmer ergangene Abmahnung als Eintrag in die Personalakte aufgenommen.

Wer darf mein Gehalt kennen?

Der Betriebsrat darf nach dem Entgelttransparenzgesetz die Gehaltslisten von Mitarbeitern einsehen. Dieses Recht hat er nur, wenn er auch die Auskunftsverlangen der Beschäftigten beantwortet, nicht aber wenn der Arbeitgeber diese Aufgabe übernommen hat. Das hat das Bundesarbeitsgericht entschieden.

Wer darf den Arbeitsvertrag sehen?

Fachanwalt Bredereck: Grundsätzlich dürfen Arbeitnehmer und Arbeitgeber den Inhalt der Personalakte vollständig einsehen. ... Der ist vertraulich, die Personalakte muss im Übrigen auch so aufbewahrt werden, dass sie vor dem unbefugten Zugriff durch Dritte geschützt ist.