Was ist ein personaldossier?
Gefragt von: Gerhild Meister MBA. | Letzte Aktualisierung: 26. Februar 2021sternezahl: 4.3/5 (68 sternebewertungen)
Ein Personaldossier umfasst alle schriftlichen Aufzeichnungen, die sich auf den Mitarbeitenden und den Inhalt seines Arbeitsverhältnisses beziehen. Gemäss Datenschutzgesetz (DSG) muss es sich um personenbezogene, nicht um anonymisierte Daten handeln.
Was gehört alles in ein Personaldossier?
Inhalt eines Personaldossiers
Personalien, Adresse. Bewerbungsunterlagen, Referenzauskünfte, graphologische Gutachten, Testunterlagen. Arbeitsvertrag, Bonusvereinbarungen, Weiterbildungsvereinbarungen, Beurteilungen. Lohn- und Versicherungsdaten.
Was wird in der Personalakte aufbewahrt?
Idealerweise sind Personalakten auf Papier also in Büroräumen aufbewahrt, zu denen nicht jeder Zutritt hat. Nur wenige Mitarbeiter und Mitarbeiterinnen der Personalabteilung dürfen Zugriff auf die Personalakten haben.
Wem gehört die Personalakte?
Rechtliche Grundlage in Deutschland. Die Sammlung der für das Arbeitsverhältnis relevanten Unterlagen durch den Arbeitgeber wird durch arbeitsrechtliche Vorschriften bestimmt. Der Mitarbeiter (Arbeitnehmer, Beamter) hat das Recht, die Personalakte einzusehen (§ 83 Abs. 1 BetrVG).
Wie lange muss ein Personaldossier aufbewahrt werden?
10 Jahre nach Beendigung des Arbeitsverhältnisses (aufzubewahren sind v.a. Dokumente aus den letzten ein bis zwei Jahren des Arbeitsverhältnisses). Es empfiehlt sich: In regelmässigen Abständen zu überprüfen, ob Personaldaten richtig/aktuell sind bzw. weiterhin benötigt werden.
Webinar Personaldossier
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Wie lange darf eine Personal Akte aufbewahrt werden?
Als Grundregel gilt: Ein Arbeitgeber muss Personalakten so lange aufbewahren, wie ein ausgeschiedener Mitarbeiter arbeitsrechtliche Ansprüche geltend machen könnte. Maßgeblich ist hier die in § 195 BGB festgelegte regelmäßige Verjährungsfrist von drei Jahren.
Wie lange werden Diplome aufbewahrt?
Zeugnisdurchschriften sind 50 Jahre aufzubewahren um einen Rückgriff, etwa bei Anforderung einer Bescheinigung für den Rentenantrag, zu ermöglichen. Damit diese Frist nicht für die ganze Akte gilt, sollten Zeugnisdurchschriften gesondert aufbewahrt werden.
Was steht in der Personalakte Öffentlicher Dienst?
- Bewerbungsunterlagen.
- Arbeitszeugnisse.
- Arbeitsvertrag.
- Sozialversicherungsausweis.
- Anmeldung und Nachweise zur Krankenkasse.
- Gehalts– oder Lohnbescheinigungen.
- Lohnsteuerunterlagen.
- Abmahnungen.
Welche Rechte haben Sie als Mitarbeiter bez ihrer Personalakte?
Habe ich ein Recht auf Einsicht der Personalakte? Ja, als Angestellter können Sie Ihre Personalakte jederzeit und ohne Angabe von Gründen einsehen. So regelt es Paragraf 83 Absatz 1 des Betriebsverfassungsgesetzes. Sie haben außerdem das Recht, sich Notizen dazu zu machen.
Welche Daten dürfen nicht in einer Personalakte gespeichert werden?
Was nicht in die Personalakte gehört
Unrichtige Angaben, unbegründete Abmahnungen und Co. sind ebenfalls tabu. Notfalls kann der Arbeitnehmer sogar auf der Entfernung solcher Inhalte aus seiner Personalakte bestehen, im Extremfall dagegen auch klagen.
Welche Personalakten müssen im Original aufbewahrt werden?
Manche Dokumente sollten Sie vorsichtshalber auch im Original behalten – zusätzlich zur digitalen Form. Dazu gehören vor allem offizielle Verträge und Urkunden mit Unterschriften, wie Arbeitsverträge und Kündigungsschreiben.
Welche Unterlagen kann ich 2020 vernichten?
- Aufzeichnungen aus 2009 und früher,
- Inventare, die bis zum 31. ...
- Bücher, in denen die letzte Eintragung im Jahr 2009 oder früher erfolgt ist,
- Jahresabschlüsse, Lageberichte und Eröffnungsbilanzen, die 2009 oder früher aufgestellt worden sind,
- Buchungsbelege aus dem Jahr 2009 oder früher,
Was passiert mit der Personalakte nach Kündigung?
1. Arbeitnehmern steht auch nach Beendigung des Arbeitsverhältnisses ein aus dem allgemeinen Persönlichkeitsrecht fließendes, voraussetzungsloses Recht auf Einsicht in ihre Personalakte zu. 2. In Papierform geführte Personalakten unterfallen zwar dem Schutz, nicht aber dem Auskunftsrecht nach dem BDSG.
Wie lange bleibt eine Aktennotiz in der Personalakte?
Eine zeitliche Beschränkung, wie lange die Aktennotiz in der Personalakte verbleiben darf, gibt es grundsätzlich nicht. Allerdings verliert eine Aktennotiz (wie übrigens eine Abmahnung auch) mit der Zeit ihre Wirkung, wenn sich der Arbeitnehmer nichts zu schulden kommen läßt.
Welche Daten darf der Arbeitgeber einfordern?
Arbeitgeber dürfen laut Bundesdatenschutzgesetz (BDSG) nur Mitarbeiterdaten speichern und verarbeiten, die zur Durchführung des Beschäftigungsverhältnisses erforderlich sind. Dazu gehören vor allem die Stammdaten der Arbeitnehmer sowie Angaben zur Ausbildung und zur beruflichen Qualifikation.
Hat Vorgesetzter Einsicht in Personalakte?
Gemäß Datenschutz gilt: Die Personalakte darf der Vorgesetzte ebenfalls nicht beliebig einsehen. Die Personalakte ist gemäß Datenschutz vertraulich zu behandeln. Sie muss ausreichend vor unbefugter Einsichtnahme gesichert sein (gemäß § 9 BDSG).
Was passiert mit meiner Personalakte?
Während eines Arbeitsverhältnisses dürfen Sie jederzeit Ihre Personalakte einsehen. Dazu haben Sie das Recht und können auch ein Mitglied Ihres Betriebsrats hinzuziehen. So steht es in § 83 Betriebsverfassungsgesetz (BetrVG). ... Als das Arbeitsverhältnis endete, führte die Arbeitgeberin die Personalakte weiter.
Kann ich eine Kopie meiner Personalakte verlangen?
Grundsätzlich steht dem Arbeitnehmer nur das Einsichtsrecht aus § 83 Abs. 1 BetrVG, § 26 Abs. 2 SprAuG oder aus nebenvertraglichen Ansprüchen zu. Er darf während dieser Einsichtnahme auch Kopien der Personalakte anfertigen (Herfs-Röttgen: Rechtsfragen rund um die Personalakte NZA 2013, 478, 480).
Wie lange müssen Personalakten im öffentlichen Dienst aufbewahrt werden?
1 Satz 7 grundsätzlich 6 Jahre. Sie beginnt nach Ablauf des Kalenderjahrs, für das letztmalig Kindergeld festgesetzt wurde oder nachdem der letzte in der Akte befindliche Bescheid unanfechtbar geworden ist. Maßgebend ist der spätere Fristbeginn.
Wie lange werden Scheidungsurteile aufbewahrt?
Sie müssen steuerrelevante Unterlagen mindesten zehn Jahre aufbewahren.