Was ist ein registraturplan?
Gefragt von: Frau Prof. Hatice Schumacher | Letzte Aktualisierung: 3. Januar 2021sternezahl: 4.2/5 (35 sternebewertungen)
Ein Aktenplan ist die Regelung der systematischen Ordnung des gesamten Schriftgutes einer Verwaltung, eines Unternehmens oder einer sonstigen Organisation. Ziel des Aktenplanes ist die übersichtliche, nachvollziehbare und wirtschaftliche Ordnung des Schriftgutes. Der Aktenplan ist Teil der Registraturordnung.
Wann ist der Einsatz eines Aktenplans sinnvoll?
Die Schriftgutpflege ist dann sinnvoll organisiert, wenn jedes Schriftstück schnell abgelegt und sicher wiedergefunden werden kann. Es darf nicht dem Belieben des einzelnen Bearbeiters überlassen bleiben, nach welchen Kriterien das Schriftgut geordnet wird.
Was macht die Registratur?
Funktionen. Neben der Aufbewahrung der Schriftgutbehälter sind der Registratur und ihren Alternativen gleichermaßen unter anderem die folgenden Aufgaben zu eigen: zweckmäßige Aktenbildung in Absprache mit den zuständigen Sachbearbeitern. Vergabe von Aktentiteln, Aktenzeichen nach Aktenplan (Registraturplan) und -nummer.
Was ist ein Einheitsaktenplan?
Wenn ein Aktenplan ausschließlich für eine Organisationseinheit einer Behörde Gültigkeit hat, wird er als Teilaktenplan bezeichnet. Gilt der Aktenplan für die gesamte Behörde, spricht man vom Gesamtaktenplan. Der Einheitsaktenplan wird in mehreren Behörden angewandt.
Was ist ein Aktenverzeichnis?
Aktenverzeichnisse dienten in der Verwaltung als Nachweis der vorhandenen Akten für den Rückgriff. ... hierzu Akten. Aktenverzeichnisse wurden und werden nach Bedarf untergliedert in einzelne Abschnitte, die im Einzelnen zu analysieren sind.
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Was ist eine Akte?
Akte (süddeutsch und österreichisch der Akt, Schweizerdeutsch Dossier) ist eine Sammlung von Schriftstücken jeder Art, die durch geordnete Ablage Geschäfts- oder Verwaltungshandeln informativ und rechtssichernd unterstützen sollen.
Was gehört in eine Akte?
Üblicherweise gibt es pro Arbeitnehmer eine Akte, in die alle Unterlagen gehören, die in unmittelbarem Zusammenhang mit dem Arbeitsverhältnis stehen: Das sind, neben den Bewerbungsunterlagen einschließlich der Zeugnisse, auch der Arbeitsvertrag und der Personalbogen.
Wie lange müssen Behörden Unterlagen aufbewahren?
Versorgungsakten sind 10 Jahre nach Ablauf des Jahres, in dem die letzte Versorgungsleistung erbracht wurde, aufzubewahren; besteht die Möglichkeit eines Wiederauflebens des Anspruchs, sind die Akten 30 Jahre aufzubewahren.
Warum ist Registratur wichtig?
Sie ist nicht nur für die Führung des Aktenverzeichnisses sowie deren Vergabe von Aktentitel und Aktenzeichen verantwortlich, sondern auch für die Inhaltsverzeichnisse der einzelnen Akten. ... Auch die Bereitstellung, Abgabe von Akten sowie Überwachung der Aufbewahrungsfristen gehören zu den Aufgaben einer Registratur.
Was ist eine Zentralablage?
In der Zentralablage wird das gesamte Schriftgut einer Dienststelle verwaltet. Bereichsablage: Für mehrere Beschäftigte können Schriftgutablagen zu Bereichsablagen zusammengefasst werden. Sie kommen insbesondere in Betracht, wenn regelmäßig mehrere Beschäftigte die zu denselben Akten gehörenden Vorgänge bearbeiten.
Wie lange muss ich Unterlagen aufbewahren?
Für die Frage, wie lange Unterlagen aufzubewahren sind, dient folgende Orientierung: Dienten die Unterlagen als Buchungsgrundlage, gilt die 10-jährige Aufbewahrungsfrist, ansonsten die von 6 Jahren. Im Zweifel sollten die Unterlagen 10 Jahre aufbewahrt werden. So liegt man immer auf der richtigen Seite.
Welche Unterlagen müssen 10 Jahre aufbewahrt werden?
Quittungen und Belege wie Tankbelege, Rechnungen von Bewirtungen etc. fallen alle unter “Buchungsbelege”, müssen also 10 Jahre aufbewahrt werden.
Wie lange muss mein Anwalt meine Unterlagen aufbewahren?
Handakten sollten nach Beendigung des Auftrags zehn Jahre lang aufbewahrt werden. Erbrechtliche Akten sollten 30 Jahre aufbewahrt werden.
Was ist eine Hybridakte?
eine Kombination aus elektronischer Akte und Papierakte, das heißt aus Dokumenten in elektronischer und in Papierform. Zunächst als vollständige Papierakte, in der ein Teil der Dokumente zusätzlich elektronisch vorliegt. ...
Was ist eine gerichtsakte?
Eine Gerichtsakte ist ein Akte, das von einem Richter, einer Jury oder einem Gerichtsschreiber erstellt oder diesem vorgelegt wurde. Die frühesten deutschen Lebensdaten wurden in der Regel von einem der vielen Stadtgerichte aufbewahrt.
Was versteht man unter Schriftgut?
Unter Schriftgut versteht man im Dokumentations- und Archivwesen die Gesamtheit der Erzeugnisse, die in den Registraturen verwahrt werden und potentiell zum Archivgut werden können.
Was sind wertstufen?
Schriftstücke können in die Wertstufen Tageswert, Prüfwert, Gesetzeswert und Dauerwert eingeteilt werden. ... Oftmals werden viel zu viele unnötige Schriftstücke in deutschen Büros aufbewahrt, weil die Wertstufen nicht beachtet werden.
Welche Unterlagen oder Daten unterliegen den gesetzlichen Aufbewahrungsfristen?
Sechs Jahre. Nach § 257 Abs. 1 Nr. 2 und 3 HGB sind empfangene Handelsbriefe, Wiedergaben (Kopien, Durchschriften) abgesandter Handelsbriefe, Geschäftspapiere und sonstige Unterlagen mit kaufmännischer und steuerlicher Bedeutung sechs Jahre aufzubewahren.