Was macht die registratur?
Gefragt von: Herr Prof. Dr. Ehrenfried Heine | Letzte Aktualisierung: 3. Juni 2021sternezahl: 4.1/5 (37 sternebewertungen)
Funktionen. Neben der Aufbewahrung der Schriftgutbehälter sind der Registratur und ihren Alternativen gleichermaßen unter anderem die folgenden Aufgaben zu eigen: zweckmäßige Aktenbildung in Absprache mit den zuständigen Sachbearbeitern. Vergabe von Aktentiteln, Aktenzeichen nach Aktenplan (Registraturplan) und -nummer.
Was versteht man unter einer Registratur?
Das Wort Registratur bezeichnet: Registratur (Akten), eine Aktenablage einer Behörde oder einer Firma. Registratur (Orgel), eine Vorrichtung zum An- und Abschalten von Registern in der Orgel.
Welche Aufgabe hat die Registratur?
Ablage von Schriftstücken in der entsprechenden Akte, bedarfsweise Entnahme zur Bearbeitung. gegebenenfalls Führung des Inhaltsverzeichnisses der Akte. in Einzelfällen Registrierung von Schriftstücken. Führung von Termin- und Wiedervorlagelisten und rechtzeitige Bereitstellung der Akten.
Welche Kosten werden durch Registratur verursacht?
Nach einer Studie des Rationalisierungskuratoriums der Deutschen Wirtschaft kostet die Ablage eines DIN A4- Dokumentes 21 € . Ein „laufender Meter“ Akten verursacht demnach Kosten von ca. 2.500 € , wobei der Aufwand für die Suche im Archiv sowie die Ablagemittel noch nicht berücksichtigt sind.
Welche Gründe sprechen für eine Registratur?
Die Registratur dient der geordneten Aufbewahrung und Verwaltung von Schriftgut. Es wird somit auch die Aufbewahrungsstelle von Akten als Registratur bezeichnet. Schriftgut muss aus Betrieblichen und Gesetzlichen Gründen aufbewahrt werden.
Tutorial: Dokumentenablage und Registraturformen
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Welche Gründe sprechen für eine geordnete Aufbewahrung von Schriftgut?
Die geordnete Aufbewahrung erfordert, dass ein sachverständiger Dritter die Unterlagen in angemessener Zeit prüfen können muss. Hierzu kann beispielsweise ein Regelwerk dienen, in dem unter anderem festgelegt wird, welche Unterlagen nach welchen Ordnungskriterien archiviert werden und wer dafür verantwortlich ist.
Warum müssen Schriftstücke aufbewahrt werden?
Hinter der Aufbewahrungspflicht liegt der Gedanke der Nachprüfbarkeit. Unternehmen müssen Rechenschaft über ihre finanziellen Transaktionen, ihre Situation und ihre Geschäfte bei externen Stellen ablegen. Damit ein Unternehmen kontrollierbar bleibt, müssen wichtige Geschäftsunterlagen aufbewahrt werden.
Was sind Vorteile einer funktionierenden Registratur?
Schneller Zugriff und gute Übersicht bei Farbcodierung. Optimale Raumausnutzung. Terminierung und Signalisierung möglich. Relativ hoher Aufwand bei Selbstbeschriftung.
Welche Arten der Registratur gibt es?
- T-Gleit-Registratur.
- Pendelregistratur.
- Kassettenregistratur.
- Hängeregistratur vertikal.
- velox vertikal.
- Altablage.
- Langzeitarchiv.
- Registratur Zubehör.
Wie wird die Registratur häufig noch genannt?
Die Organisation der Ablage (auch Registratur oder lebende Registratur genannt) ist kein sonderlich beliebtes Thema.
Was ist ein Einheitsaktenplan?
Ein Aktenplan ist die Regelung der systematischen Ordnung des gesamten Schriftgutes (der Akten) einer Verwaltung, eines Unternehmens oder einer sonstigen Organisation. ... Gilt der Aktenplan für die gesamte Behörde, spricht man vom Gesamtaktenplan. Der Einheitsaktenplan wird in mehreren Behörden angewandt.
Was ist eine Altablage?
Die Reponie (Altablage) ist Teil einer Registratur, meist aber räumlich von dieser getrennt. Für die Akten der Reponie gelten der gleiche Aktenplan und die gleiche Registraturordnung wie für die Akten der laufenden Registratur. ... Die Akten werden bis zur endgültigen Archivierung in der Reponie aufbewahrt.
Was versteht man unter Schriftgut?
Unter Schriftgut versteht man im Dokumentations- und Archivwesen die Gesamtheit der Erzeugnisse, die in den Registraturen verwahrt werden und potentiell zum Archivgut werden können.
Was ist Aktenführung?
Unter Schriftgutverwaltung (auch Aktenführung, -haltung) versteht man die systematische Aufzeichnung insbesondere von Geschäftsvorgängen und -ergebnissen.
Was ist ein Pendelhefter?
Pendelhefter weisen eine Heftung zur Ablage von gelochtem Schriftgut auf. Dies kann eine herkömmliche Metallheftung sein oder auch eine, gerade bei stärkeren Akten, sehr praktische Schlauchheftung.
Welche Schriftgutbehälter gibt es?
...
Drei Arten der Papierablage
- liegende Ablage – die Dokumente werden liegend, z. B. übereinander (gestapelt) abgelegt (in Mappen, Sammlern etc.)
- hängende Ablage – die Dokumente hängen, z. B. ...
- stehende Ablage – die Dokumente „stehen“ im entsprechenden Schriftgutbehälter, z. B.
Warum müssen Belege 10 Jahre aufbewahrt werden?
Die Aufbewahrungspflicht bestimmt, Dokumente von abgeschlossenen Geschäften für eine spätere Einsicht aufzubewahren. Grund dafür könnte beispielsweise eine Betriebsprüfung sein. Geregelt wird die Aufbewahrungspflicht in der Abgabenordnung und im Handelsgesetzbuch.
Was muss 30 Jahre aufbewahrt werden?
Für Unterlagen, die gerichtliche und anwaltliche Verfahren betreffen, gilt die Aufbewahrungsfrist 30 Jahre lang, beispielsweise für: Mahnbescheide. Prozessakten. Urteile.
Welche Unterlagen müssen länger als 10 Jahre aufbewahrt werden?
- Bücher und Aufzeichnungen,
- Jahresabschlüsse,
- Inventare,
- Lageberichte,
- Eröffnungsbilanz sowie die zu ihrem Verständnis erforderlichen Arbeitsanweisungen und sonstigen Organisationsunterlagen,
- Buchungsbelege,
- Rechnungen,